Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA1 - STYCZEŃ 2020



PYTANIE NR 13.
Zgodnie z przytoczonym przepisem akta sprawy o przyznaniu przez prezydenta miasta stypendium dla najlepszych sportowców będą prowadzone w teczce spraw o symbolu klasyfikacyjnym
Ilustracja przedstawia wyciąg z jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy i związków międzygminnych oraz urzędów
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Symbol klasyfikacyjny teczki ustala się na podstawie przytoczonego w zadaniu wykazu/ przepisu kancelaryjnego.
Sprawa dotycząca przyznania stypendium dla najlepszych sportowców powinna zostać przypisana do właściwej klasy tematycznej wskazanej w tym wykazie, czyli do symbolu 423, a nie do sąsiednich klas 421, 4220 lub 4221.

Pełne wyjaśnienie:

W kancelarii urzędu (np. miasta) każda sprawa jest klasyfikowana i prowadzona w teczce aktowej oznaczonej symbolem klasyfikacyjnym. Symbol ten wynika z rzeczowego wykazu akt (lub innego przytoczonego w zadaniu przepisu/załącznika) i ma zapewnić, że dokumenty o podobnym charakterze trafiają do tej samej grupy tematycznej.

W tym pytaniu rozstrzygające jest prawidłowe rozpoznanie rodzaju sprawy: chodzi o akta sprawy o przyznanie stypendium dla najlepszych sportowców przez prezydenta miasta. Zgodnie z przytoczonym przepisem taka sprawa jest przypisana do klasy o symbolu 423, więc akta należy prowadzić w teczce o tym symbolu.

Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?

  • 421 – to inna klasa rzeczowa (inna kategoria spraw). Wybranie jej oznaczałoby błędne przypisanie teczki, a w praktyce utrudniałoby wyszukiwanie, archiwizację i kontrolę kompletności akt.
  • 4220 – jest to bardziej szczegółowa podklasa w obrębie innej gałęzi klasyfikacji; sam fakt podobieństwa cyfr nie przesądza o poprawności. W klasyfikacji liczy się dokładne dopasowanie do hasła z wykazu.
  • 4221 – analogicznie, to sąsiednia (podobnie wyglądająca) podklasa, ale dotyczy innego zakresu spraw niż stypendia sportowe wskazane w pytaniu.

Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach "zgodnie z przytoczonym przepisem" kluczowe jest uważne odczytanie rodzaju sprawy (kto, co przyznaje, komu) i dopiero potem dobranie symbolu dokładnie z tej pozycji wykazu, zamiast kierowania się podobieństwem numerów.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest symbol klasyfikacyjny teczki aktowej?
To oznaczenie (najczęściej liczbowe) przypisane do rodzaju spraw w wykazie akt. Umożliwia grupowanie podobnych spraw w jednej teczce, porządek w dokumentacji oraz późniejsze przekazanie akt do archiwum zgodnie z zasadami kancelaryjnymi.
Jak rozpoznać właściwy symbol dla akt sprawy o stypendium?
Należy zidentyfikować temat sprawy (np. stypendium sportowe), a następnie odszukać dokładnie to hasło w przytoczonym wykazie/przepisie. Dopiero z tej pozycji przepisuje się symbol klasyfikacyjny, bez sugerowania się podobieństwem cyfr w innych klasach.
Dlaczego w zadaniach pojawiają się bardzo podobne numery jak 421 i 423?
Podobne numery są typowe w wykazach akt, bo odzwierciedlają strukturę podziału spraw na działy i poddziały. To celowy zabieg egzaminacyjny: ma sprawdzić, czy zdający korzysta z właściwej pozycji wykazu, a nie zgaduje na podstawie "podobnego" numeru.
Czy wystarczy, że sprawa dotyczy sportu, aby wybrać dowolny symbol z grupy 42?
Nie. Sama dziedzina (np. sport) nie wystarcza, bo różne czynności (stypendia, dotacje, imprezy, nagrody) mogą mieć różne symbole. Na egzaminie trzeba dobrać symbol dokładnie do opisu sprawy wskazanego w przepisie/wykazie, a nie do ogólnego skojarzenia.
Kiedy zakłada się teczkę dla akt sprawy w urzędzie miasta?
Teczkę (lub sprawę w systemie) zakłada się na początku prowadzenia danego rodzaju spraw, gdy pojawia się pierwsza korespondencja lub wniosek. Od razu przypisuje się jej symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, aby kolejne dokumenty trafiały do właściwego miejsca.
Jakie skutki ma błędny symbol klasyfikacyjny w aktach sprawy?
Powoduje chaos w dokumentacji: trudniejsze wyszukiwanie akt, ryzyko niekompletności, problemy przy kontroli oraz błędne kwalifikowanie do archiwizacji. W praktyce może też wydłużać obsługę klienta, bo dokumenty są w niewłaściwej teczce lub dziale.
Co oznacza w pytaniu zwrot "zgodnie z przytoczonym przepisem"?
Oznacza, że właściwy symbol wynika z konkretnego fragmentu wykazu/aktu podanego w materiale do zadania (często w załączniku lub na ilustracji). Rozwiązanie polega na odczytaniu informacji z tego fragmentu i wybraniu odpowiedzi zgodnej z treścią przytoczonego przepisu.
Jakie błędy najczęściej robi się przy doborze symbolu teczki na egzaminie?
Najczęstsze to: wybór "najbardziej podobnego" numeru bez sprawdzenia hasła, pomijanie słów kluczowych (np. "stypendium", "najlepszych sportowców"), oraz mylenie teczki rzeczowej z teczką konkretnej osoby. Pomaga praca na słowach kluczowych i czytanie całej pozycji wykazu.
Czy symbol klasyfikacyjny jest tym samym co znak sprawy?
Nie. Symbol klasyfikacyjny identyfikuje kategorię spraw w wykazie akt (rodzaj teczki). Znak sprawy bywa szerszym oznaczeniem sprawy w rejestracji i może zawierać m.in. elementy identyfikujące komórkę organizacyjną oraz numer sprawy, zależnie od zasad kancelaryjnych.
Jak przygotować się do zadań o klasyfikacji akt w administracji?
Ćwicz pracę z wykazem akt: wyszukuj hasła, porównuj podobne klasy i ucz się czytać opisy pozycji. Dobrze działa metoda: podkreśl słowa kluczowe w opisie sprawy, znajdź je w wykazie, a potem sprawdź, czy wybrany symbol pasuje do całego opisu, nie tylko do jednego słowa.
info

To pytanie poprawnie rozwiązuje 48% zdających egzamin. trudne

Materiały:

  • Materiały dydaktyczne z zakresu instrukcji kancelaryjnej i klasyfikacji akt (wykaz akt, hasła klasyfikacyjne)
  • Przykładowe zadania egzaminacyjne z klasyfikowania spraw i doboru symboli teczek
  • Szkolne/notatkowe opracowania dotyczące obiegu dokumentów i archiwizacji w JST
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego