Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym ma zapewnić ciągłość i kontrolę nad tym, co, kiedy i przez kogo zostało przekazane do archiwum. Dla dokumentacji przekazywanej na nośnikach elektronicznych stosuje się tę samą logiczną zasadę co dla akt papierowych: musi istnieć formalny, możliwy do odtworzenia ślad przekazania.
Taką funkcję spełnia spis zdawczo-odbiorczy – jest to podstawowy formularz ewidencyjny, na podstawie którego archiwum zakładowe przyjmuje dokumentację z komórek organizacyjnych. Spis porządkuje informacje o przekazywanych jednostkach (np. znak teczki/sprawy, tytuł, daty skrajne, liczba tomów lub nośników, kategoria archiwalna) i zawiera potwierdzenie przekazania oraz przyjęcia (podpisy). W praktyce bez poprawnie sporządzonego spisu archiwista nie powinien przyjąć akt, bo nie ma pewnej podstawy ewidencyjnej.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Polecenie służbowe jest formą dyspozycji/zarządzenia w relacjach służbowych, a nie narzędziem ewidencji przekazania dokumentacji do archiwum.
- Powiadomienie w systemie EZD może informować użytkownika o zdarzeniu w systemie, ale samo w sobie nie stanowi wymaganej ewidencji archiwalnej przekazania. EZD może co najwyżej wspierać sporządzanie spisu (np. generować go z metadanych).
- Informacja w postaci elektronicznej to określenie zbyt ogólne – nie wskazuje konkretnego, sformalizowanego narzędzia ewidencyjnego, które dokumentuje przekazanie akt do archiwum zakładowego.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "ewidencja" i "przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego", najczęściej chodzi o spis zdawczo-odbiorczy, niezależnie od tego, czy dokumentacja jest papierowa czy elektroniczna.
