KWALIFIKACJA EKA2 - STYCZEŃ 2019

Archiwum zakładowe to komórka w jednostce, która przejmuje, przechowuje i ewidencjonuje dokumentację (m.in. kategorie A i B).

Podlega nadzorowi archiwum państwowego właściwego miejscowo, bo to ono kontroluje prawidłowość postępowania z dokumentacją i może wydawać zalecenia.

Sprawozdanie przesyła się do dyrektora właściwego miejscowo archiwum państwowego, czyli tego, które sprawuje nadzór nad daną jednostką.

To nie jest sprawozdanie do centrali ani "ogólnie do archiwów", tylko do konkretnego archiwum państwowego zgodnie z właściwością.

Bo nadzór nad archiwum zakładowym jest wykonywany w praktyce przez archiwum państwowe właściwe miejscowo, a nie przez instytucję centralną.

W egzaminach to częsta pułapka: wybór "najwyższego szczebla" zamiast adresata wynikającego z właściwości miejscowej.

Termin to do 31 marca każdego roku, przy czym chodzi o sprawozdanie za rok poprzedni (rok sprawozdawczy).

Warto zapamiętać, że jest to termin stały, a jego przekroczenie może skutkować uwagami w ramach nadzoru archiwalnego.

"Właściwe" oznacza przede wszystkim właściwe miejscowo – zgodnie z podziałem terytorialnym nadzoru archiwów państwowych.

W praktyce wybiera się to archiwum państwowe, które nadzoruje jednostki z danego obszaru, a nie dowolne archiwum w kraju.

Typowo obejmuje dane o przejętej dokumentacji, udostępnieniach/wypożyczeniach, liczbie korzystających, przekazaniach materiałów do archiwum państwowego oraz brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej.

Często zawiera też informacje o stanie i warunkach lokalu archiwum oraz brakach w przekazywaniu akt przez komórki.

W praktyce w jednostce może funkcjonować obieg wewnętrzny (np. egzemplarz dla kierownictwa), ale pytanie egzaminacyjne dotyczy obowiązku przesłania sprawozdania w ramach nadzoru.

Kluczowe jest, że adresatem zewnętrznym jest dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Najczęstszy błąd to mylenie adresata nadzorczego z adresatem "hierarchicznie wyższym", np. wskazanie naczelnej dyrekcji albo jednostki nadrzędnej.

Drugi błąd to uznanie, że sprawozdanie jest wyłącznie dokumentem wewnętrznym i kieruje się je tylko do dyrektora jednostki.

Bo to stały, łatwy do pomylenia termin graniczny, który porządkuje roczną sprawozdawczość archiwum zakładowego.

Egzamin sprawdza, czy zdający łączy obowiązek sprawozdania z nadzorem archiwum państwowego oraz czy rozumie, że dotyczy ono roku poprzedniego.

Najlepiej uczyć się "mapą obowiązków": kto jest adresatem, jaki jest termin, czego dotyczy dokument i jaki jest cel (nadzór).

Skup się na instrukcji archiwalnej (załącznik) oraz na typowych pułapkach: myleniu właściwości miejscowej i myleniu sprawozdawczości z raportowaniem wewnętrznym.