W kontekście rozliczeń podatkowych kluczowa jest zasada, że księgi podatkowe oraz dokumenty związane z ich prowadzeniem trzeba przechowywać do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W praktyce przyjmuje się okres 5 lat (liczony od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku), aby organ podatkowy mógł zweryfikować prawidłowość rozliczeń.
Do dokumentów typowo "podatkowych/księgowych" należą m.in.:
- Faktury VAT (sprzedaży i zakupu) – są podstawą rozliczeń VAT oraz zapisów w ewidencjach.
- Deklaracje podatkowe (np. VAT, PIT, CIT) – dokumentują rozliczenie podatku za okres rozliczeniowy.
- Księgi rachunkowe – mieszczą się w pojęciu ksiąg prowadzonych dla celów podatkowych i stanowią bazę zapisów oraz dowodów księgowych.
Umowy o pracę nie są dokumentami podatkowymi w rozumieniu zasad przechowywania ksiąg i dokumentów podatkowych. Należą do dokumentacji pracowniczej i podlegają odrębnym przepisom (zwykle dłuższym okresom archiwizacji, związanym m.in. z prawami pracowniczymi i ubezpieczeniami społecznymi). To, że wynagrodzenia mają skutki podatkowe, nie zmienia klasyfikacji umowy jako dokumentu kadrowego.
Dlatego w pytaniu o dokument niewymagany do przechowywania przez 5 lat dla celów podatkowych właściwym wyborem są umowy o pracę, a pozostałe pozycje pozostają wprost powiązane z rozliczeniami podatkowymi i księgami.
