W archiwum zakładowym (i szerzej: w praktyce archiwalnej) sygnatura pełni funkcję jednoznacznego identyfikatora jednostki aktowej/jednostki archiwalnej w ewidencji. Dzięki niej można powiązać konkretną teczkę lub jednostkę z zapisami w dokumentacji ewidencyjnej oraz z miejscem przechowywania.
W pytaniu opisano znak rozpoznawczy zbudowany z dwóch elementów:
- numeru spisu zdawczo-odbiorczego zarejestrowanego w wykazie spisów,
- liczby porządkowej, pod którą wpisano daną jednostkę aktową.
Taka konstrukcja odpowiada temu, jak w praktyce tworzy się sygnaturę w powiązaniu z przejęciem dokumentacji na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Sygnatura ma wskazywać "gdzie w ewidencji" znajduje się dana jednostka i umożliwiać szybkie odszukanie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są niepoprawne?
- "sprawa" odnosi się do przebiegu załatwiania konkretnego zagadnienia w kancelarii (tok czynności i dokumentów). To inny poziom organizacji dokumentacji niż oznaczenie jednostki archiwalnej w ewidencji archiwum.
- "symbol" jest zbyt ogólny. W kancelarii spotyka się różne symbole (np. klasyfikacyjne), ale opis z pytania dotyczy znaku zbudowanego wprost z numeru spisu i kolejnego wpisu jednostki, czyli identyfikatora ewidencyjnego jednostki.
- "spis" to dokument ewidencyjny (wykaz) przekazywanej dokumentacji, a nie znak rozpoznawczy pojedynczej jednostki. W pytaniu spis jest tylko jednym ze składników konstrukcji znaku.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się opis "numer spisu + liczba porządkowa jednostki", zwykle chodzi o sygnaturę, bo to ona służy identyfikacji jednostki w ewidencji i w magazynie.
