W opracowaniu archiwalnym (także w odniesieniu do zespołów i zbiorów fotografii) rozróżnia się kilka czynności, które mają różny cel. Pytanie dotyczy nadania materiałom ostatecznego układu, czyli takiego uporządkowania, które będzie konsekwentne i ułatwi późniejsze wyszukiwanie oraz korzystanie ze zbioru.
Właściwą czynnością jest systematyzacja. W praktyce oznacza ona uporządkowanie fotografii według przyjętej zasady (np. rzeczowej, chronologicznej, geograficznej, według wydarzeń, osób lub instytucji), a następnie utrwalenie tego porządku w sposób stabilny dla całego zbioru. Efektem systematyzacji jest właśnie "ostateczny układ" – czyli taki, w którym jednostki/serie mają określone miejsce i logiczne powiązania.
Dlaczego pozostałe terminy nie pasują do opisu zadania?
- "Scontrum" odnosi się do kontroli i porównania stanu faktycznego zasobu z ewidencją (sprawdzenie, czy jednostki istnieją, czy nic nie zaginęło, czy sygnatury się zgadzają). To nie jest czynność nadawania układu, tylko weryfikacja.
- "Inwentaryzacja" kojarzy się z ewidencjonowaniem, sporządzaniem spisu/inwentarza i opisem jednostek. Może następować po uporządkowaniu lub równolegle, ale sama w sobie nie oznacza jeszcze ułożenia materiału w końcowy schemat.
- "Scalenie" to łączenie rozproszonych części zespołu/zbioru lub włączanie dopływów do całości. Scalenie może wymagać później ponownej systematyzacji, ale nie jest tożsame z "nadaniem ostatecznego układu".
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się sformułowanie typu "układ", "uporządkowanie", "podział na serie" – najczęściej chodzi o czynności porządkowe (systematyzację). Gdy mowa o "spisie" i "opisie" – częściej o inwentaryzacji, a gdy o "kontroli stanu" – o scontrum.
