KWALIFIKACJA EKA3 - STYCZEŃ 2023

W opracowaniu archiwalnym kluczowe jest rozdzielenie dwóch etapów: grupowania jednostek archiwalnych oraz ich systematyzacji w obrębie utworzonych grup. Odpowiedź "w seriach rzeczowych, a w obrębie serii systematyzuje się chronologicznie" wskazuje właśnie taki dwustopniowy porządek: najpierw porządkujemy materiał według kryterium rzeczowego (czyli według rodzaju/zakresu treści i funkcji dokumentacji), a dopiero potem ustawiamy jednostki w ramach każdej serii zgodnie z chronologią.

Dlaczego pozostałe propozycje są błędne w tym ujęciu?

• "w grupy tematyczne, a w obrębie grup alfabetycznie" – układ alfabetyczny bywa spotykany w pomocach ewidencyjnych (np. indeksach), ale nie jest typową podstawą systematyzacji jednostek w serii w ramach zespołu, a "tematyczne" nie musi odpowiadać przyjętemu układowi rzeczowemu serii.
• "w układzie dziesiętnym z podziałem na teczki rzeczowe" – układ dziesiętny dotyczy klasyfikowania (np. w systemach kancelaryjnych), a nie jest uniwersalnym sposobem porządkowania jednostek archiwalnych w zespole akt stanu cywilnego.
• "w układzie chronologiczno-rzeczowym" – brzmi jak pojedynczy, mieszany schemat, ale w pytaniu chodzi o jasne rozróżnienie: najpierw grupowanie (serie), potem sposób porządkowania w serii (chronologia). Ta odpowiedź nie precyzuje tej relacji etapów.

W nauce do egzaminu warto zapamiętać zasadę: serie porządkują zespół rzeczowo, a w ramach serii często porządkuje się chronologicznie, bo to ułatwia pracę z zasobem i kwerendy.