W archiwum zakładowym dokumentacja musi być opisana tak, aby można ją było jednoznacznie zidentyfikować, odnaleźć w ewidencji i w magazynie oraz prawidłowo udostępnić. Temu celowi służy sygnatura – praktyczny identyfikator jednostki archiwalnej (np. teczki, tomu), wykorzystywany w ewidencji i w oznaczeniach na opakowaniu.
Odpowiedź "sygnaturą" jest właściwa, ponieważ wskazuje oznaczenie używane w archiwum do pracy z zasobem: porządkowania, wyszukiwania, kontroli braków oraz powiązania jednostki z zapisami ewidencyjnymi.
Pozostałe propozycje są mylące, bo dotyczą innych etapów obiegu dokumentów:
- "znakiem akt" – to określenie kojarzone z oznaczeniami kancelaryjnymi (stosowanymi podczas prowadzenia spraw i gromadzenia dokumentów w komórkach organizacyjnych). Na etapie archiwalnym nie jest to podstawowy identyfikator jednostki w zasobie.
- "liczbą z dziennika" – numeracja dziennika (np. rejestru wpływów) identyfikuje zapis rejestracyjny, a nie całą jednostkę archiwalną. Taki numer może pojawiać się w dokumentacji, ale nie zastępuje archiwalnego oznaczenia jednostki.
- "symbolem z wykazu akt" – symbol klasyfikacyjny porządkuje dokumentację według haseł rzeczowych, ale sam w sobie nie rozróżnia konkretnych teczek w archiwum. Do rozróżniania jednostek potrzebny jest identyfikator pozwalający odróżnić egzemplarze w ramach tej samej klasy.
W przygotowaniu do egzaminu warto ćwiczyć rozpoznawanie, na jakim etapie powstaje dane oznaczenie (kancelaria, rejestracja, archiwum) i jaką pełni funkcję: klasyfikacji, rejestracji czy identyfikacji jednostki w zasobie.
