Układ porządkowania akt powinien odzwierciedlać sposób działania twórcy dokumentacji, czyli to, jakie funkcje i zadania realizował oraz jakie procesy organizacyjne generowały dokumenty. Dlatego dla akt stowarzyszenia właściwy jest układ funkcyjny – polega on na grupowaniu dokumentacji według funkcji (np. zarządzanie, finanse, działalność statutowa, działalność wydawnicza, organizacja wydarzeń), a następnie na budowie serii i podserii odpowiadających tym obszarom.
Takie uporządkowanie ma praktyczny sens: pozwala prześledzić całość działalności stowarzyszenia, porównać okresy aktywności, a także szybko odnaleźć materiały dotyczące konkretnego rodzaju aktywności (np. protokoły władz, sprawozdania finansowe, dokumentację konferencji). Układ funkcyjny jest też spójny z podejściem, w którym dokumentacja instytucji jest systemem powiązanym z jej zadaniami.
Odpowiedź "naukowego" jest niepoprawna, ponieważ "układ naukowy" nie stanowi standardowej, metodycznej kategorii układu porządkowania zespołu archiwalnego instytucji; skojarzenie może wynikać z nazwy stowarzyszenia, ale nazwa nie determinuje typu układu. Odpowiedź "branżowego" jest również nietrafna: "branżowy" bywa używany potocznie do kategoryzacji tematycznej, lecz w archiwistyce nie jest typową nazwą układu porządkowania zespołu instytucji. Odpowiedź "alfabetycznego" jest zwodnicza, bo układ alfabetyczny może być użyteczny wewnątrz niektórych serii (np. wykazy członków), ale zastosowanie go do całego zespołu zwykle zrywa z logiką powstawania akt i utrudnia odtworzenie działalności twórcy.
Na egzaminie warto zapamiętać: gdy porządkujesz dokumentację organizacji, najpierw identyfikujesz jej funkcje (często na podstawie statutu, regulaminów i praktyki działania), a dopiero potem budujesz serie odpowiadające tym funkcjom. To odróżnia układ funkcyjny od prostych porządkowań formalnych (np. alfabetycznego), które nie oddają struktury czynności i odpowiedzialności.
