Główny cel przechowywania dokumentów archiwalnych w firmie to zachowanie ich wartości dowodowej. Oznacza to, że dokumenty mają umożliwiać potwierdzenie faktów i decyzji oraz odtworzenie przebiegu zdarzeń gospodarczych (np. zawarcia umowy, wykonania usługi, rozliczenia płatności, ustaleń z kontrahentem). W tym ujęciu odpowiedź "Zapewnienie dowodów na wypadek sporów prawnych." jest trafna: w razie sporu liczą się dokumenty, które można przedstawić jako dowód.
Pozostałe odpowiedzi są niepoprawne, ponieważ nie opisują celu archiwizacji, tylko przedstawiają ją jako działanie bez sensu lub wręcz szkodliwe. Stwierdzenie "Zwiększenie ilości papierów w biurze." myli skutek uboczny z intencją – celem jest uporządkowane przechowywanie i możliwość odszukania dokumentu, a nie mnożenie papieru. Odpowiedź "Zwiększenie kosztów utrzymania biura." również odwraca logikę: koszty mogą się pojawić, ale nie są celem, tylko ewentualnym kosztem zapewnienia zgodności i bezpieczeństwa informacji. Z kolei "Zapewnienie miejsca do przechowywania niepotrzebnych dokumentów." wynika z błędnego przekonania, że archiwum to magazyn rzeczy zbędnych; w rzeczywistości przechowuje się to, co jest potrzebne dowodowo, organizacyjnie lub kontrolnie.
W przygotowaniu do egzaminu warto zapamiętać praktyczną zasadę: dokument przechowuje się po to, aby móc coś udowodnić lub odtworzyć (kto, co, kiedy, na jakiej podstawie i w jakiej kwocie). To podejście ułatwia rozwiązywanie podobnych pytań o sens i funkcje dokumentacji w jednostce organizacyjnej.
