Jeżeli dostawa nie zgadza się ilościowo z zamówieniem, kluczowe są dwie rzeczy: kontrola i udokumentowanie niezgodności. Dlatego właściwe postępowanie to przyjęcie dostawy z jednoczesnym odnotowaniem różnicy na dokumencie przewozowym/dostawy (np. dopisek o brakach lub nadwyżce). Taki zapis pokazuje, co faktycznie zostało dostarczone w chwili odbioru i chroni interes sklepu w razie sporu.
Odpowiedź "Przyjąć dostawę, ale odnotować różnicę na liście przewozowej." jest poprawna, bo:
- pozwala utrzymać ciągłość pracy (towar może trafić do magazynu/sklepu),
- tworzy jednoznaczny ślad w dokumentacji,
- ułatwia późniejsze wyjaśnienie z dostawcą lub przewoźnikiem,
- zmniejsza ryzyko błędów stanów magazynowych i rozliczeń.
Opcja "Przyjąć dostawę i zapłacić za dodatkowe produkty." jest błędna, bo zakłada automatyczną akceptację nadwyżki i kosztów bez weryfikacji. W praktyce nadwyżka może wynikać z pomyłki i wymagać wyjaśnienia, a płatność bez podstawy pogarsza pozycję w reklamacji.
Opcja "Odmówić przyjęcia całej dostawy." bywa zbyt radykalna: gdy większość dostawy jest prawidłowa, odmowa całości może niepotrzebnie wstrzymać zatowarowanie. Standardowo dąży się do przyjęcia z zastrzeżeniem i opisem niezgodności, chyba że procedury firmy wymagają inaczej w szczególnych przypadkach.
Opcja "Zignorować różnicę i sprzedać dodatkowe produkty." jest błędna, bo prowadzi do chaosu dokumentacyjnego: stany magazynowe, faktury i rozliczenia przestają się zgadzać. Może to skutkować problemami przy inwentaryzacji i sporach z dostawcą.
Wskazówka egzaminacyjna: w pytaniach o niezgodność dostawy szukaj odpowiedzi, która łączy działanie operacyjne (przyjęcie/kontrola) z działaniem dowodowym (zapis na dokumencie).
