W procedurze brakowania (wybrakowania) dokumentacji niearchiwalnej kluczowe jest rozdzielenie etapu zamiaru brakowania od etapu faktycznego zniszczenia lub usunięcia. Dopóki jednostka nie otrzyma zgody na wybrakowanie, dokumentacja nadal pozostaje dokumentacją podlegającą ochronie i nadzorowi.
Dlatego poprawne jest stwierdzenie, że dokumentacja powinna pozostać na dotychczasowym miejscu w archiwum (czyli w miejscu, gdzie jest ewidencjonowana i gdzie można zapewnić jej kontrolę). Taki sposób postępowania minimalizuje ryzyko zagubienia, pomieszania oraz przypadkowego zniszczenia, a także umożliwia sprawdzenie kompletności i zgodności wykazu dokumentacji przeznaczonej do brakowania.
Odpowiedź mówiąca, że dokumentacja powinna być sukcesywnie niszczona, jest błędna, ponieważ niszczenie przed uzyskaniem zgody oznaczałoby działanie bez wymaganego zatwierdzenia oraz utratę możliwości weryfikacji. Równie nieprawidłowe jest stwierdzenie, że dokumentacja może być przygotowywana do wywiezienia – samo przemieszczanie poza archiwum zwiększa ryzyko utraty kontroli nad aktami, a w praktyce może zostać potraktowane jak obejście wymogu zgody. Błędna jest też odpowiedź, że dokumentacja może być wymieszana: mieszanie akt utrudnia identyfikację jednostek archiwalnych, psuje układ i ewidencję oraz powoduje problemy dowodowe i kontrolne.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się warunek "do czasu otrzymania zgody", traktuj to jako sygnał, że do tego momentu obowiązuje zasada: nie niszcz, nie wynoś, nie mieszaj — przechowuj i zabezpieczaj.
