W praktyce kancelaryjno-archiwalnej kategoria archiwalna (np. A albo B z określonym czasem przechowywania) musi być przypisana do rodzaju dokumentacji/sprawy, aby wiadomo było, jak długo ją przechowywać i czy może podlegać brakowaniu. Narzędziem, które służy właśnie do takiego przypisania, jest jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA).
JRWA łączy w sobie dwa elementy:
- klasyfikację – czyli przyporządkowanie spraw do haseł i symboli (układ rzeczowy),
- kwalifikację archiwalną – czyli wskazanie kategorii archiwalnej dla danego hasła/rodzaju spraw.
Dlatego odpowiedź "jednolity rzeczowy wykaz akt" jest właściwa: to właśnie w wykazie przy danym haśle (rodzaju spraw) znajduje się informacja, jaką ma ono kategorię i jakie są zasady dalszego postępowania z dokumentacją.
Pozostałe propozycje nie pełnią tej funkcji:
- "regulamin organizacyjny" opisuje organizację jednostki (np. strukturę i zadania komórek), ale nie służy do nadawania kategorii archiwalnych poszczególnym sprawom.
- "instrukcja archiwalna" zwykle reguluje sposób przekazywania, porządkowania, przechowywania i udostępniania dokumentacji w archiwum zakładowym, jednak sama w sobie nie jest wykazem, który dla każdego rodzaju sprawy podaje kategorię.
- "polityka ochrony danych osobowych" dotyczy zasad przetwarzania danych osobowych (RODO), bezpieczeństwa informacji i uprawnień, a nie klasyfikacji/kwalifikacji archiwalnej całej dokumentacji.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się fraza "określenie kategorii archiwalnej dla rodzaju spraw", myśl o narzędziu klasyfikacyjnym (JRWA), a nie o dokumencie opisującym organizację czy procedury pracy archiwum.
