Instrukcja kancelaryjna opisuje zasady postępowania z dokumentacją w jednostce (m.in. rejestrowanie spraw, znakowanie, prowadzenie teczek i przekazywanie dokumentacji). Dokumentem integralnie związanym z instrukcją jest jednolity rzeczowy wykaz akt, ponieważ to on zapewnia praktyczne narzędzie klasyfikowania dokumentów: wskazuje hasła klasyfikacyjne, symbole oraz powiązane kategorie archiwalne, dzięki czemu pracownik wie, do jakiej teczki i pod jakim symbolem prowadzić sprawę.
Odpowiedź "regulamin działalności kancelarii głównej" może dotyczyć organizacji pracy lub podziału zadań, ale nie jest narzędziem klasyfikacji i kwalifikacji akt wprost sprzężonym z instrukcją kancelaryjną. Taki regulamin bywa dokumentem pomocniczym, jednak nie spełnia funkcji jednolitego systemu haseł i symboli.
Odpowiedź "ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach" (jako przykład aktu powszechnie obowiązującego) ma charakter ogólny i nie stanowi elementu wewnętrznego zestawu dokumentów wdrażających zasady kancelaryjne w konkretnej jednostce. W praktyce to instrukcja i JRWA prowadzą użytkownika "krok po kroku" w bieżącej pracy kancelaryjnej.
Odpowiedź "instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego" dotyczy przede wszystkim funkcjonowania archiwum zakładowego (np. przejmowania i udostępniania dokumentacji, porządkowania, ewidencji), a więc innego obszaru niż bezpośrednie prowadzenie spraw w kancelarii. Jest ważna, ale nie zastępuje JRWA jako narzędzia klasyfikacyjnego ściśle sprzężonego z instrukcją kancelaryjną.
- Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w pytaniu pojawia się "integralnie związany" z instrukcją kancelaryjną, szukaj dokumentu, który wprost dostarcza klasyfikacji (hasła/symbole/kategorie) dla całej dokumentacji.
