W recepcji hotelowej rezerwowanie pobytu polega na przyjęciu zamówienia oraz zarejestrowaniu go w dokumentacji (papierowej lub elektronicznej). Do tego celu stosuje się kartę rezerwacji (lub równoważny formularz w systemie PMS), bo jest to dokument/rekord, który stanowi podstawę założenia rezerwacji i uporządkowania informacji o pobycie.
Odpowiedź "Karta rezerwacji." jest właściwa, ponieważ taki dokument gromadzi dane potrzebne do wprowadzenia rezerwacji: termin pobytu, liczbę osób, rodzaj pokoju, dane osoby rezerwującej, ustalenia dot. ceny i usług dodatkowych. To jest dokument źródłowy dla dalszych działań recepcji.
Pozostałe propozycje odnoszą się do innych celów:
- "Grafik rezerwacji." ma charakter planistyczny (pokazuje rozkład zajętości w czasie), więc służy głównie do kontroli obłożenia i koordynacji pracy, a nie jako dokument, który "sporządza się, aby zarezerwować" konkretny pobyt.
- "Wykaz rezerwacji." to zestawienie/lista już przyjętych rezerwacji, przydatne do przeglądu i raportowania. Zwykle powstaje jako wydruk/raport z systemu na podstawie istniejących rezerwacji, a nie jako dokument inicjujący pojedynczą rezerwację.
- "Potwierdzenie rezerwacji." jest dokumentem kierowanym do gościa (lub podmiotu zamawiającego), informującym, że rezerwacja została przyjęta oraz na jakich warunkach. Logicznie powstaje po zarejestrowaniu rezerwacji, więc nie jest podstawowym dokumentem do jej utworzenia.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pada sformułowanie "aby zarezerwować", szukaj dokumentu/rekordu źródłowego używanego w recepcji do założenia rezerwacji, a nie raportu zbiorczego ani korespondencji potwierdzającej dla gościa.
