Pojęcie kopii bezpieczeństwa (backupu) odnosi się do wykonywania dodatkowego egzemplarza danych zapisanych cyfrowo, aby możliwe było ich odtworzenie po utracie, uszkodzeniu lub nieuprawnionej modyfikacji. W praktyce archiwalnej dotyczy to zwłaszcza plików i zbiorów danych przechowywanych na nośnikach, które mogą ulec degradacji (np. nośniki optyczne, dyski, pamięci przenośne) albo zostać przypadkowo skasowane.
Dlatego poprawna jest odpowiedź: "prezentacja multimedialna zapisana na płycie CD." Jest to dokumentacja w postaci cyfrowej, a płyta CD może ulec zarysowaniu, starzeniu, problemom z odczytem lub zniszczeniu. Backup (najlepiej na innym nośniku i przechowywany oddzielnie) ogranicza ryzyko bezpowrotnej utraty treści.
Odpowiedź "roczny plan działalności." jest nieprawidłowa, bo wskazuje typowy dokument papierowy – kopia bezpieczeństwa nie jest tu standardowym narzędziem ochrony; stosuje się raczej właściwe przechowywanie, ochronę fizyczną, ewentualnie kopiowanie/duplikaty w innych celach niż backup danych.
Odpowiedź "fotografia analogowa będąca załącznikiem do teczki osobowej." również nie dotyczy kopii bezpieczeństwa w sensie informatycznym. Fotografię analogową zabezpiecza się przez odpowiednie warunki przechowywania (temperatura, wilgotność, opakowania) oraz ewentualną digitalizację, ale to nie jest tożsame z backupem plików.
Odpowiedź "sprawozdanie finansowe wydrukowane tylko w jednym egzemplarzu." może kusić, bo "jeden egzemplarz" sugeruje ryzyko. Jednak w logice pytania kopia bezpieczeństwa odnosi się do danych cyfrowych, a nie do tworzenia dodatkowych wydruków. Dla dokumentów papierowych właściwsze są procedury obiegu i przechowywania, a jeśli istnieje wersja elektroniczna – to właśnie ona byłaby objęta backupem.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się nośnik cyfrowy (CD, plik, dysk), najczęściej chodzi o backup; gdy pojawia się papier lub analog, częściej wchodzą w grę zasady przechowywania i konserwacji, a nie kopia bezpieczeństwa.
