Kategoria archiwalna B5 dotyczy dokumentacji niearchiwalnej, którą przechowuje się przez określony czas, a po jego upływie może zostać przeznaczona do brakowania (z zachowaniem procedur obowiązujących w jednostce).
Kluczowe jest od kiedy liczy się te 5 lat. W praktyce archiwów zakładowych okresy przechowywania dla kategorii B liczy się najczęściej od 1 stycznia roku następnego po roku, w którym sprawa została zakończona (tu: po zakończeniu projektu). Skoro projekt trwał w latach 2009–2011, to za rok zakończenia przyjmuje się 2011.
Wtedy lata przechowywania dla B5 to:
- rok startowy liczenia: 2012,
- kolejne 5 lat: 2012, 2013, 2014, 2015, 2016.
Po upływie tych 5 lat dokumentacja osiąga wymagany "wiek" i brakowanie przypada na 2017 r. (czyli po zakończeniu pełnego okresu przechowywania).
Dlaczego pozostałe lata nie pasują? Rok 2015 i 2016 odpowiadają zbyt wczesnemu zakończeniu przechowywania (pomijają część wymaganego okresu). Rok 2018 jest z kolei zbyt późny przy założeniu standardowego liczenia B5 od roku następującego po zakończeniu projektu.
Uwaga praktyczna: w realnej pracy archiwisty zawsze należy potwierdzić kwalifikację i sposób liczenia w JRWA i przepisach wewnętrznych jednostki, bo to one porządkują klasy, symbole i zasady postępowania z dokumentacją.
