Kategoria archiwalna B5 oznacza, że dokumentacja ma charakter niearchiwalny (nie jest przeznaczona do wieczystego przechowywania), ale musi być przechowywana przez 5 lat zgodnie z zasadami retencji przyjętymi w kancelarii i archiwum zakładowym.
Kluczowe jest poprawne liczenie okresu przechowywania. W typowej praktyce kancelaryjno-archiwalnej lata przechowywania dokumentacji kategorii B liczy się w ujęciu rocznym, tj. od 1 stycznia roku następującego po roku wytworzenia (a nie "od dowolnego dnia" w 2019 r.). Dlatego dla dokumentów wytworzonych w 2019 r. pięcioletni okres przechowywania obejmuje pełne lata 2020, 2021, 2022, 2023 i 2024.
Skoro wymagane jest upływnięcie pięciu pełnych lat, to pierwszym rokiem, w którym można najwcześniej przystąpić do brakowania, jest 2025. Wcześniejsze lata (2022–2024) oznaczają, że nie upłynął jeszcze kompletny wymagany okres retencji, więc brakowanie byłoby przedwczesne.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- "W 2022 roku" – to zaledwie trzy lata po 2019 r. (w ujęciu rocznym nie ma jeszcze 5 pełnych lat retencji).
- "W 2023 roku" – nadal brakuje do pełnych pięciu lat przechowywania liczonych rocznikami.
- "W 2024 roku" – to wciąż ostatni rok pięcioletniego okresu (2020–2024), więc dopiero po jego zakończeniu można wskazać najwcześniejszy rok brakowania.
Wskazówka egzaminacyjna: przy kategoriach typu B2, B5, B10 najpierw zamień je na "liczbę pełnych lat", a następnie dodaj je od roku następnego po roku wytworzenia. To minimalizuje ryzyko wyboru zbyt wczesnej daty.
