Archiwum zakładowe odpowiada za postępowanie z dokumentacją po zakończeniu jej bieżącego wykorzystania, w tym za jej przechowywanie, ewidencję archiwalną oraz przygotowanie do dalszych losów: przekazania materiałów archiwalnych lub usunięcia dokumentacji niearchiwalnej, gdy spełnione są warunki formalne.
Dlatego odpowiedź "Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania minął zgodnie z obowiązującymi przepisami." jest poprawna: brakowanie to czynność polegająca na wycofaniu z zasobu i przeznaczeniu do zniszczenia dokumentacji niearchiwalnej po upływie czasu, przez jaki należało ją przechowywać. W praktyce wymaga to zachowania procedur, bo nie jest to dowolne "wyrzucenie" akt.
Pozostałe propozycje nie pasują do typowych zadań archiwum zakładowego:
- "Porządkowanie dokumentacji z przejmowanych komórek organizacyjnych." – porządkowanie może występować na różnych etapach, ale w brzmieniu sugeruje działanie w komórkach przekazujących. Archiwum zakładowe zwykle przejmuje uporządkowaną dokumentację zgodnie z ustalonym trybem, a nie zastępuje komórki w jej podstawowym uporządkowaniu.
- "Opracowywanie wytycznych dotyczących obiegu dokumentacji księgowo-finansowej." – wytyczne obiegu dotyczą organizacji pracy kancelaryjnej i procedur wewnętrznych, zwykle tworzonych w ramach zarządzania dokumentacją i procesami w jednostce (często przez kierownictwo/komórki właściwe), a nie jako główne zadanie archiwum zakładowego.
- "Prowadzenie rejestru kancelaryjnego." – rejestracja korespondencji i spraw to klasyczny obszar kancelarii (obsługa bieżącego obiegu), a nie archiwum zakładowego, które zajmuje się dokumentacją po zakończeniu jej biegu.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w odpowiedzi pojawia się warunek "po upływie okresu przechowywania" oraz czynność dotycząca dalszego losu dokumentów (np. selekcja, brakowanie), to bardzo często jest to domena archiwum zakładowego, a nie kancelarii.
