Symbol kategorii archiwalnej B5 oznacza dokumentację niearchiwalną, która powinna być przechowywana przez 5 lat, a po upływie tego okresu może zostać przeznaczona do brakowania (wybrakowania) – oczywiście zgodnie z procedurą obowiązującą w danej jednostce.
W praktyce archiwalnej okresy przechowywania dla kategorii "B + liczba" liczy się najczęściej w pełnych latach kalendarzowych, czyli od 1 stycznia roku następującego po roku wytworzenia akt. To ważne, bo rok, w którym akta powstały (tu: 2010), nie jest zazwyczaj traktowany jako "pełny pierwszy rok" przechowywania.
Dla akt wytworzonych w 2010 r. pięć pełnych lat kalendarzowych to lata: 2011, 2012, 2013, 2014, 2015. Po zakończeniu 2015 r. okres retencji jest spełniony, więc najwcześniejszym rokiem, w którym można rozpocząć brakowanie, jest 2016.
Dlaczego pozostałe propozycje są nieprawidłowe?
- 2011 – pomija wymagany pięcioletni okres; to błąd "zbyt wczesnego" brakowania.
- 2015 – wynika zwykle z mechanicznego dodania 5 do 2010, ale bez uwzględnienia zasady pełnych lat kalendarzowych; w 2015 r. okres jeszcze trwa.
- 2010 – to skrajnie błędne rozumienie, jakby brakowanie było możliwe w roku wytworzenia; ignoruje sens kategorii B i obowiązek przechowywania.
Wskazówka egzaminacyjna: przy kategoriach typu B5, B10 itd. zawsze sprawdź, czy w zadaniu domyślnie stosuje się liczenie "od końca roku". Jeśli tak, to najpierw przechodzisz na kolejny rok (od 1 stycznia), a dopiero potem liczysz pełne lata retencji.
