Znak sprawy w systemie bezdziennikowym ma ustaloną strukturę członów rozdzielonych kropkami. Wzorzec (np. "ABC.123.77.2011") oznacza kolejno: oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z JRWA, numer kolejnej sprawy w danym roku oraz rok rozpoczęcia sprawy.
Dlatego w zapisie "DK.2403.2402.2017" człon "DK" identyfikuje komórkę (dział kadr), "2403" jest symbolem klasyfikacyjnym z wykazu akt i określa temat (dokształcanie pracowników), "2402" jest numerem porządkowym sprawy w tej klasie w roku 2017, a "2017" wskazuje rok rozpoczęcia.
Odpowiedź "2402 sprawę rozpoczętą w 2017 r. związaną z dokształcaniem pracowników." jest poprawna, bo prawidłowo przypisuje znaczenie: "2403" = temat (dokształcanie), "2402" = numer sprawy, "2017" = rok.
Pozostałe propozycje są błędne z typowych powodów:
- Warianty zaczynające od "2403 sprawę rozpoczętą…" mylą rolę drugiego i trzeciego członu: "2403" nie jest numerem kolejnej sprawy, tylko symbolem klasyfikacyjnym.
- Warianty z "szkoleniami organizowanymi we własnym zakresie" przenoszą znaczenie symbolu JRWA "2402" na trzeci człon znaku, mimo że w tym miejscu występuje numer sprawy, a nie temat. To klasyczny błąd: rozpoznanie liczby z tabeli, ale w złej pozycji w znaku.
Na egzaminie warto zapamiętać prostą regułę: drugi człon = temat z JRWA, trzeci człon = numer sprawy, czwarty = rok. Dopiero po ustaleniu tych ról można interpretować liczby i porównywać je z wykazem akt.
