Protokół odbioru to dokument sporządzany w momencie przyjęcia towaru lub odbioru usługi, gdy czynność jest wykonywana komisyjnie (z udziałem kilku osób) albo gdy ujawniono niezgodności dotyczące ilości (np. braki, nadwyżki) lub jakości (np. uszkodzenia, niezgodność z wymaganiami). Jego rolą jest rzetelne udokumentowanie stanu faktycznego w chwili odbioru: co odebrano, w jakich warunkach, jakie wady lub rozbieżności stwierdzono oraz kto brał udział w odbiorze.
Odpowiedź "reklamacja" nie jest najlepsza, ponieważ reklamacja jest zazwyczaj działaniem następczym: stanowi formalne zgłoszenie roszczeń do dostawcy/usługodawcy, często na podstawie ustaleń z protokołu. Samo stwierdzenie niezgodności podczas odbioru wymaga najpierw jej opisania i potwierdzenia przez osoby uczestniczące w odbiorze.
"Pismo przewodnie" to ogólna korespondencja dołączana do dokumentów lub przesyłki; nie służy do komisyjnego potwierdzania odbioru ani do szczegółowego opisu rozbieżności. Z kolei "specyfikacja wysyłkowa" dotyczy tego, co zostało wysłane (zestawienie pozycji/ilości), a nie tego, co zostało faktycznie i komisyjnie odebrane oraz w jakim stanie.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawiają się słowa "komisyjnie", "niezgodność ilościowa/jakościowa", "stwierdzono braki/uszkodzenia" – myśl o dokumencie z odbioru, czyli o protokole, który stanowi podstawę dalszych działań operacyjnych i rozliczeniowych.
