"Akta sprawy" to zbiór dokumentów powstających i gromadzonych podczas załatwiania konkretnej sprawy. Kluczowe jest więc kryterium przyporządkowania do sprawy oraz identyfikacja tej sprawy za pomocą znaku sprawy. Jeśli dokument został włączony do sprawy i otrzymał znak sprawy, staje się elementem akt sprawy i podlega dalszemu kompletowaniu w chronologii i logice przebiegu sprawy.
Odpowiedź "została przyporządkowana do jednostki organizacyjnej" jest nieadekwatna, bo odnosi się do poziomu organizacyjnego (kto prowadzi), a nie do tego, jakie dokumenty tworzą akta jednej sprawy. Dokument może być wytworzony przez komórkę organizacyjną, ale dopiero powiązanie z konkretną sprawą decyduje o przynależności do akt sprawy.
Odpowiedź "otrzymała datę wpływu i znak teczki aktowej" miesza rejestrację wpływu i oznaczenie teczki z pojęciem akt sprawy. Data wpływu jest cechą pisma przychodzącego, a znak teczki identyfikuje jednostkę archiwalną/teczkę, nie zaś pojedynczą sprawę. Teczka może zawierać wiele spraw, dlatego nie jest to kryterium definicyjne akt sprawy.
Odpowiedź "otrzymała symbol komórki organizacyjnej i kategorię archiwalną" dotyczy klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, czyli zasad porządkowania i ustalania okresu przechowywania dokumentacji. Kategoria archiwalna nie przesądza o tym, czy dokument jest w aktach tej sprawy; informuje raczej o dalszym losie dokumentacji po zakończeniu sprawy.
W praktyce, aby poprawnie tworzyć akta sprawy, należy konsekwentnie: (1) rejestrować sprawę, (2) nadawać i stosować znak sprawy w korespondencji, (3) wpinać wszystkie dokumenty dotyczące sprawy do jej akt. To ułatwia kontrolę kompletności, wyszukiwanie oraz przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
