W procesie przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego kluczowe jest rozdzielenie ról: komórka organizacyjna przekazująca przygotowuje akta do przekazania, natomiast archiwista zakładowy odpowiada za przyjęcie, kontrolę i ewidencję w archiwum.
Poprawna jest odpowiedź: "Przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych dla przekazywanej przez komórki organizacyjne dokumentacji." W typowym modelu organizacyjnym to przekazujący sporządza spis zdawczo-odbiorczy (czyli wykaz tego, co oddaje), bo to on zna zawartość spraw i kompletność teczek na etapie wytwarzania dokumentacji. Archiwista nie powinien wyręczać komórek w tworzeniu tej podstawowej dokumentacji przekazania.
Pozostałe odpowiedzi opisują czynności charakterystyczne dla pracy archiwisty zakładowego:
- "Zarejestrowanie spisów zdawczo-odbiorczych w wykazie spisów." To element prowadzenia ewidencji wpływów do archiwum; archiwista utrzymuje porządek w dokumentacji przekazań i umożliwia późniejsze odtworzenie historii wpływu.
- "Sprawdzenie zgodności przekazywanej dokumentacji z ewidencją." Archiwista weryfikuje, czy przekazanie odpowiada temu, co wynika ze spisu oraz czy nie ma braków, nadmiarów lub błędnych oznaczeń. To chroni archiwum przed przyjęciem materiałów niekompletnych lub nieprawidłowo opisanych.
- "Oznaczenie dokumentacji sygnaturą archiwalną." Nadanie i umieszczenie oznaczeń archiwalnych (w tym sygnatur) jest typową czynnością porządkową i ewidencyjną wykonywaną po przyjęciu dokumentacji do archiwum zakładowego, aby umożliwić jej lokalizację i udostępnianie.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawia się "sporządzenie/przygotowanie spisu" versus "rejestracja spisu i kontrola zgodności" — zwykle sporządzenie leży po stronie przekazującego, a rejestracja i kontrola po stronie archiwum zakładowego.
