Proces tworzenia opisów dokumentów w archiwum ma na celu taką rejestrację cech materiałów (np. tytuł, daty skrajne, twórca, przynależność do zespołu, zakres, uwagi), aby można je było jednoznacznie zidentyfikować oraz sprawnie wyszukać w inwentarzach, bazach danych lub pomocach archiwalnych. W ujęciu szkolnym i potocznym najbliższym terminem dla takiego działania jest "katalogowanie", rozumiane jako przygotowanie opisów rekordów/pozycji ułatwiających odszukanie.
Odpowiedź "Indeksacja" bywa myląca, bo również wspiera wyszukiwanie, ale zwykle oznacza przygotowanie indeksów lub haseł (np. osobowych, geograficznych, rzeczowych) i powiązanie ich z opisami, a nie samo tworzenie pełnego opisu jednostki.
Odpowiedź "Klasyfikacja" dotyczy przypisania dokumentacji do klas w wykazie akt albo do określonego układu porządkowania. To działanie porządkujące strukturę, a niekoniecznie budujące opis wyszukiwawczy (chociaż w praktyce może mu towarzyszyć).
Odpowiedź "Selekcja" oznacza kwalifikowanie dokumentacji (co zachować, co wybrakować), zwykle w oparciu o kategorię archiwalną i wartość informacyjną. To inny etap pracy niż opracowanie opisów do wyszukania.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "tworzenie opisów ułatwiających wyszukiwanie i identyfikację", szukaj pojęcia związanego z opisem/ewidencją, a nie z klasyfikowaniem (układ) czy selekcją (kwalifikacja).
