W typowym obiegu korespondencji handlowej dokumenty można powiązać z kolejnymi etapami transakcji: przygotowanie warunków (np. oferta), złożenie dyspozycji zakupu (np. zamówienie), realizacja i dostarczenie towaru (dostawa) oraz rozliczenie sprzedaży (np. faktura). Pytanie dotyczy etapu dostawy towaru, czyli momentu, w którym towar jest przekazywany odbiorcy lub ma zostać dostarczony.
Odpowiedź "Awizo i faktura." jest poprawna, ponieważ awizo pełni funkcję informacyjną (zawiadomienie o nadaniu, planowanej dostawie, terminie doręczenia lub gotowości do odbioru), a faktura jest dokumentem sprzedaży, który często towarzyszy dostawie albo jest wystawiany w ścisłym związku z jej realizacją, aby umożliwić rozliczenie transakcji i prawidłowe zaksięgowanie zdarzenia.
Pozostałe propozycje są mylące z powodu pomieszania etapów:
- "Awizo i oferta." – oferta jest dokumentem wcześniejszym, służy przedstawieniu warunków handlowych przed podjęciem decyzji i złożeniem zamówienia; nie jest typowym dokumentem "dostawczym".
- "Zamówienie i awizo." – zamówienie wiąże się z etapem inicjowania zakupu (złożenie zapotrzebowania), a nie z samym dostarczeniem; awizo może wystąpić przy dostawie, ale para z zamówieniem nie opisuje właściwie etapu dostawy i rozliczenia.
- "Zamówienie i faktura." – oba dokumenty pojawiają się w procesie handlowym, jednak odnoszą się do różnych momentów: zamówienie poprzedza realizację, a faktura służy rozliczeniu sprzedaży po wykonaniu dostawy lub w jej trakcie. Łączenie ich jako zestawu "na etapie dostawy" jest zbyt uproszczone.
W praktyce biurowej (sekretariat, dział administracyjny, kancelaria) kluczowe jest kojarzenie dokumentów z etapem procesu, bo ułatwia to: rejestrację korespondencji, kompletowanie teczek sprawy/zamówienia, przekazanie dokumentów do właściwego działu oraz kontrolę kompletności dokumentacji po dostawie.
