W praktyce kancelaryjno-archiwalnej akta sprawy tworzy się z dokumentów, które dokumentują przebieg załatwiania konkretnej sprawy: pokazują podjęte czynności, rozstrzygnięcia, uzgodnienia oraz podstawy formalne działań. Natomiast dokumentacja nietworząca akt sprawy to materiały, które mogą pojawić się w jednostce, ale nie stanowią dowodu prowadzenia danej sprawy albo nie są potrzebne do odtworzenia toku jej załatwiania.
Odpowiedź "Zaproszenia." jest właściwa, ponieważ zaproszenia mają zwykle charakter okazjonalny i informacyjny (np. na spotkanie, wydarzenie). Zazwyczaj nie są elementem niezbędnym do udokumentowania rozstrzygnięcia i czynności w ramach konkretnej sprawy, więc traktuje się je jako dokumentację pomocniczą/nietworzącą akt sprawy.
Pozostałe propozycje są mylące, bo częściej wiążą się z formalnym umocowaniem lub sprawozdawczością, a więc mogą stanowić istotny element dokumentowania działań:
- "Zarządzenia." co do zasady są dokumentami kierowniczymi/organizacyjnymi i często mają znaczenie formalne; mogą być przechowywane w odrębnych zbiorach, ale nie są typowym przykładem "okazjonalnej" dokumentacji jak zaproszenia.
- "Sprawozdania." dokumentują wykonanie zadań lub przebieg działań, więc są z zasady dokumentacją merytoryczną (choć nie zawsze w aktach jednej sprawy, to nie jest to typowy przykład dokumentacji nietworzącej akt sprawy).
- "Pełnomocnictwa." mają charakter prawno-formalny (umocowanie do działania), dlatego mogą być kluczowe dla wykazania, kto i na jakiej podstawie reprezentował stronę lub jednostkę; trudno je uznać za dokumenty "nietworzące" akta w sensie praktycznym.
Na egzaminie warto pamiętać o regule: do akt sprawy trafiają dokumenty niezbędne do udokumentowania przebiegu i wyniku sprawy, a materiały czysto informacyjne, reklamowe lub okolicznościowe częściej kwalifikuje się jako nietworzące akt sprawy.
