KWALIFIKACJA EKA2 - CZERWIEC 2014

W archiwistyce zakładowej i w praktyce kancelaryjnej stosuje się kilka podobnych pojęć opisujących identyfikację dokumentacji. W pytaniu kluczowe są dwa elementy definicji: powiązanie z komórką organizacyjną oraz powiązanie z grupą/klasą rzeczowego wykazu akt (JRWA). Zestaw symboli, który spełnia oba te warunki, określa się jako "znak akt" (czyli oznaczenie akt/teczki wynikające z przyjętego systemu klasyfikacji i struktury organizacyjnej).

Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują do definicji?

• "Sygnatura" bywa używana do identyfikacji jednostki archiwalnej w ewidencji (np. w spisach, inwentarzach) i może oznaczać numer/oznaczenie nadane w systemie ewidencyjnym. Nie jest jednak definicyjnie tym samym co zestaw symboli wskazujących jednocześnie komórkę i klasę JRWA w rozumieniu pytania.
• "Dekretacja" to czynność kancelaryjna polegająca na wskazaniu sposobu załatwienia pisma, osoby odpowiedzialnej, terminów itp. Jest elementem obiegu dokumentów, a nie oznaczeniem przynależności akt do komórki i klasyfikacji rzeczowej.
• "Znak sprawy" identyfikuje konkretną sprawę (np. w rejestrze spraw), a nie cały zespół akt/teczkę w sensie przynależności do komórki organizacyjnej i grupy JRWA opisanej w pytaniu. W praktyce znak sprawy dotyczy poziomu sprawy, natomiast znak akt dotyczy oznaczenia akt w powiązaniu z klasyfikacją i strukturą organizacyjną.

Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się "komórka organizacyjna" i "rzeczowy wykaz akt", szukaj terminu odnoszącego się do klasyfikacji akt i oznaczania dokumentacji zgodnie z JRWA, a nie do czynności (dekretacja) czy identyfikacji pojedynczej sprawy (znak sprawy).