W sytuacji, gdy dokument dostawy wskazuje 50 kg mąki, a po przeliczeniu faktycznie jest jej 45 kg, mamy do czynienia z niezgodnością ilościową. W zakładzie cukierniczym przyjęcie surowców powinno obejmować kontrolę zgodności dostawy z dokumentami, ponieważ od tego zależą: rozliczenia z dostawcą, stany magazynowe, planowanie produkcji oraz ciągłość realizacji receptur.
Dlatego poprawne działanie to skontaktowanie się z dostawcą i zgłoszenie niezgodności. W praktyce zwykle oznacza to także wykonanie zapisu (np. adnotacja do dokumentu dostawy, wewnętrzny protokół niezgodności), aby później można było jednoznacznie wykazać braki i uzyskać korektę lub dosyłkę.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "Zaakceptować dostawę, ponieważ różnica jest niewielka." Nawet "niewielka" różnica wpływa na rozliczenia, ewidencję i może spowodować brak surowca przy większej partii produkcyjnej. Utrwalanie takich odstępstw zwiększa ryzyko kolejnych niezgodności.
- "Odrzucić całą dostawę." To reakcja nieproporcjonalna: niezgodność dotyczy jednego składnika i konkretnej ilości. Często możliwe jest przyjęcie pozostałych zgodnych surowców i zareklamowanie brakującej części (zależnie od procedur i ustaleń handlowych).
- "Zignorować różnicę i kontynuować produkcję." Ignorowanie niezgodności prowadzi do chaosu magazynowego i utrudnia wykrywanie przyczyn problemów. Może też spowodować przerwy produkcyjne lub doraźne "ratowanie" receptur innymi surowcami, co pogarsza powtarzalność wyrobów.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy przyjęcia surowców i wykrycia rozbieżności, najbezpieczniejszą i najbardziej profesjonalną odpowiedzią jest zgłoszenie niezgodności oraz działanie zgodne z procedurą reklamacyjną i ewidencyjną.
