W układzie pisma biurowego wyróżnia się część zasadniczą (treść) oraz elementy uzupełniające, które pomagają w obiegu dokumentu. Do takich elementów dodatkowych umieszczanych pod tekstem, z lewej strony, na wysokości podpisu, zalicza się przede wszystkim informacje organizacyjne: co dołączono do pisma oraz kto ma otrzymać jego kopię.
Informacja "załączników i ich liczby" jest typowa, bo pozwala odbiorcy sprawdzić kompletność korespondencji (czy dotarły wszystkie dokumenty wymienione jako załączone). Równie typowy jest "rozdzielnik", czyli wykaz adresatów/komórek organizacyjnych, do których pismo ma trafić (np. w ramach obiegu wewnętrznego lub przy wysyłce do kilku podmiotów). Spotyka się też informację o "innych odbiorcach otrzymujących pismo", czyli wskazanie osób/jednostek, które dostają pismo "do wiadomości" (kopię), aby zapewnić właściwe poinformowanie zainteresowanych stron.
Natomiast "lista osób podpisujących pismo" nie jest elementem dodatkowym w tym miejscu. Dane o osobach podpisujących są integralną częścią podpisu (np. stanowisko, imię i nazwisko, ewentualnie pieczęć) i znajdują się w obszarze przeznaczonym na podpis. Nie przenosi się ich do rubryk typu "Załączniki" czy "Rozdzielnik", bo pełnią inną funkcję: potwierdzają autoryzację i odpowiedzialność za treść pisma, a nie dystrybucję lub kompletność dokumentów.
Przy rozwiązywaniu zadań tego typu warto najpierw rozpoznać słowo-klucz: "elementy dodatkowe pod tekstem" zwykle oznaczają metadane obiegu dokumentu (załączniki, rozdzielnik, "do wiadomości"), a nie informacje o osobie podpisującej.
