Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to narzędzie służące do klasyfikacji dokumentacji (czyli przyporządkowania jej do właściwej klasy rzeczowej) oraz do kwalifikacji archiwalnej (czyli określenia, jak długo dokumentację należy przechowywać i jaki ma ona status archiwalny). Z tego powodu podstawowe elementy informacji, jakie powinien zawierać JRWA, to:
- symbol klasyfikacyjny – kod/oznaczenie danej klasy, potrzebne do właściwego przypisania spraw i teczek,
- hasło klasyfikacyjne – nazwa (opis) klasy rzeczowej, która mówi, jakiego rodzaju dokumentacja do niej należy,
- oznaczenie kategorii archiwalnej – informacja o kwalifikacji i czasie przechowywania (np. w praktyce spotyka się oznaczenia kategorii, ale sama idea polega na wskazaniu kategorii archiwalnej dla danej klasy).
Pozostałe propozycje odpowiedzi są mylące, bo mieszają JRWA z innymi narzędziami kancelaryjnymi:
- Opcje zawierające numer kolejny pisma, datę korespondencji i treść korespondencji opisują raczej pola rejestru korespondencji lub ewidencji pism. JRWA nie jest rejestrem wpływów i wysyłek.
- Odpowiedź z elementami typu znak referenta i symbol komórki organizacyjnej dotyczy częściej oznaczania spraw/teczek w praktyce kancelaryjnej (kto prowadzi sprawę, jaka komórka), a nie tego, co "zawiera" sam wykaz klas JRWA.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawia się "wykaz akt", myśl o klasach rzeczowych (symbol + hasło) i o kategorii archiwalnej. Gdy pojawiają się daty, numery pism i treść korespondencji – to zwykle rejestry/ewidencje, nie JRWA.
