Dowód WZ dokumentuje wydanie towarów z magazynu, czyli ich rozchód. Gdy wydanie jest nieodpłatne, nie powstaje typowy przychód ze sprzedaży, ale powstaje skutek w księgach: jednostka traci składnik aktywów (towary) i ponosi ekonomiczny koszt przekazania.
Dlatego poprawny zapis księgowy musi spełniać dwa warunki jednocześnie:
- Zmniejszyć zapasy – konto "Towary" (lub inne konto zapasów) powinno być ujęte po stronie zmniejszającej, zgodnie z zasadami funkcjonowania konta zapasów w danej ewidencji.
- Ująć koszt – przeciwstawnie należy ująć konto kosztowe właściwe dla celu przekazania (np. koszty sprzedaży/marketingu albo pozostałe koszty operacyjne – zależnie od przyjętych rozwiązań w jednostce i treści operacji).
"Zapis II" jest poprawny, jeśli przedstawia właśnie dekretację rozchodu nieodpłatnego: brak przychodu, ale jest koszt i spadek wartości magazynu.
Pozostałe zapisy są nieprawidłowe, gdy np.:
- traktują operację jak sprzedaż i rozpoznają przychód, mimo że dokumentem jest WZ i przekazanie jest nieodpłatne,
- nie zmniejszają konta towarów (pomijają rozchód magazynowy),
- księgują rozchód na niewłaściwym rodzaju kont (np. na rozrachunkach z odbiorcami bez podstawy dokumentowej),
- odwracają strony Wn/Ma dla towarów, co skutkowałoby sztucznym zwiększeniem zapasów.
Na egzaminie warto najpierw zidentyfikować, co "faktycznie się wydarzyło" (wydanie z magazynu bez zapłaty), a dopiero potem sprawdzić, który zapis pokazuje spadek zapasów + koszt.
