Dowód księgowy to dokument, który stanowi podstawę ujęcia zdarzenia w księgach rachunkowych, ponieważ potwierdza fakt wystąpienia operacji gospodarczej (np. sprzedaż, zakup, przepływ środków pieniężnych, naliczenie i wypłata wynagrodzeń). W praktyce weryfikuje się, czy dokument odnosi się do konkretnego zdarzenia, które można wycenić i zaksięgować.
Umowa o pracę jest dokumentem kadrowym: opisuje warunki zatrudnienia (m.in. stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie), ale sama w sobie nie dokumentuje jeszcze wykonania pracy, naliczenia wynagrodzenia ani przepływu środków. Dlatego co do zasady nie jest traktowana jako bezpośredni dowód zapisu operacji w księgach.
Pozostałe dokumenty są typowymi dowodami księgowymi:
- Lista płac dokumentuje naliczenie wynagrodzeń i potrąceń, stanowiąc podstawę ujęcia kosztów wynagrodzeń oraz rozrachunków z pracownikami i instytucjami.
- Faktura VAT (w sensie: faktura) dokumentuje sprzedaż lub zakup, czyli operacje wpływające na przychody/koszty i rozrachunki.
- Wyciąg bankowy potwierdza operacje na rachunku bankowym, a więc jest podstawą zapisów dotyczących wpływów i wypłat.
Na egzaminie warto pamiętać, że dowód księgowy musi odnosić się do zdarzenia możliwego do ujęcia w ewidencji, a dokumenty "ramowe" (umowy, regulaminy) częściej są dokumentacją pomocniczą, a nie bezpośrednią podstawą księgowania konkretnej operacji.
