Dane w tabeli (imię i nazwisko, numer PESEL, adres) pozwalają jednoznacznie zidentyfikować pracownika, więc są danymi osobowymi. W dokumentacji kadrowej pracodawca (jako administrator) ma obowiązek tak organizować przetwarzanie danych, aby zapewnić poufność i ograniczyć dostęp do nich wyłącznie do osób, które mają do tego podstawę i realną potrzebę służbową.
Stwierdzenie: "Tabela musi być przechowywana w bezpieczny sposób i dostęp do niej powinien mieć tylko upoważniony personel." jest prawdziwe, ponieważ odpowiada zasadzie minimalizowania ryzyka ujawnienia danych (kontrola dostępu, właściwe przechowywanie, procedury organizacyjne).
Pozostałe stwierdzenia są błędne, bo opierają się na typowych nieporozumieniach:
- "może być udostępniona dowolnej osobie w firmie" – w organizacji nie obowiązuje zasada "wszyscy mogą". Dostęp powinien wynikać z zakresu obowiązków i upoważnienia, a nie z samego faktu zatrudnienia.
- "może być udostępniona publicznie, bo nie ma danych wrażliwych" – brak danych szczególnej kategorii nie oznacza dowolności. PESEL i adres są nadal danymi osobowymi i ich publikacja istotnie zwiększa ryzyko nadużyć.
- "nie musi być zabezpieczona, bo dane są publicznie dostępne" – nawet jeśli pewne informacje można gdzieś znaleźć, to pracodawca nadal odpowiada za ochronę zbioru, który je agreguje i łączy (zwiększa to identyfikowalność i ryzyko).
Na egzaminie warto zapamiętać regułę: dokumentacja kadrowa zawiera dane osobowe i musi być zabezpieczona oraz dostępna tylko dla upoważnionych (zarówno w papierze, jak i w systemie kadrowo‑płacowym).
