Informacja podsumowująca VAT-UE ma charakter sprawozdawczy: służy wykazaniu dokonanych transakcji wewnątrzwspólnotowych (np. WDT, WNT lub określonych usług), a nie bezpośredniemu wyliczeniu podatku do zapłaty. Podatnik zarejestrowany jako VAT-UE składa ją elektronicznie za okresy miesięczne.
Kluczowy jest termin: dokument składa się najpóźniej do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej transakcji. Przykładowo, gdy transakcja wewnątrzwspólnotowa wystąpiła w styczniu, informację za styczeń należy przekazać do 25 lutego. Jeżeli 25. dzień wypada w dzień wolny, w praktyce stosuje się przesunięcie na najbliższy dzień roboczy.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne?
- "15. dnia" oraz "10. dnia" to daty, które mogą kojarzyć się z innymi obowiązkami rozliczeniowymi (np. różnymi terminami płatności/zgłoszeń), ale nie dotyczą VAT-UE.
- "30. dnia" bywa intuicyjne, bo "koniec miesiąca" wygląda na bezpieczny termin, jednak w przypadku VAT-UE ustawodawca wskazuje termin wcześniejszy – do 25. dnia.
W praktyce częstym błędem jest mylenie VAT-UE z innymi dokumentami VAT i przekonanie, że składa się je "zawsze" albo "zerowo". Tymczasem informację VAT-UE składa się wtedy, gdy w danym miesiącu wystąpiły transakcje wewnątrzwspólnotowe, i należy pilnować ustawowego terminu 25. dnia.