W archiwum zakładowym mogą znajdować się informatyczne nośniki danych (np. nośniki z dokumentacją elektroniczną), których zawartość wymaga okresowej kontroli. Kluczowe są dwie czynności: przegląd (sprawdzenie, czy dane są nadal możliwe do odczytu i nie uległy uszkodzeniu) oraz wykonanie kopii bezpieczeństwa (utworzenie zapasowej kopii danych, najlepiej na innym/no nowszym nośniku).
Zgodnie z podaną w pytaniu podstawą prawną, instrukcja archiwalna określa minimalną częstotliwość tych działań: powinny one następować nie rzadziej niż raz na 5 lat. Oznacza to, że przegląd i kopię można wykonywać częściej (np. w krótszych cyklach przy zwiększonym ryzyku uszkodzeń), ale nie wolno przekraczać odstępu 5 lat między kolejnymi przeglądami danego nośnika.
Dlaczego pozostałe okresy są nieprawidłowe?
- 7 lat – jest zbyt długim odstępem w stosunku do wymogu minimalnego; mogłoby to zwiększać ryzyko, że uszkodzenie nośnika zostanie wykryte zbyt późno.
- 10 lat – również przekracza dopuszczalny maksymalny odstęp wynikający z przepisu; w praktyce przez dekadę nośnik może ulec degradacji lub stać się trudny do odczytu.
- 12 lat – tym bardziej nie spełnia kryterium "nie rzadziej"; taka częstotliwość jest sprzeczna z wymaganiami organizacji archiwum zakładowego w zakresie zabezpieczania danych.
W przygotowaniu do egzaminu warto zapamiętać, że pytanie dotyczy minimalnej częstotliwości i łączy dwie czynności wykonywane razem: przegląd oraz kopię bezpieczeństwa.
