Inwentarz obejmujący wszystkie pieczęcie przechowywane w archiwum ma przede wszystkim ułatwiać odnalezienie właściwego obiektu w pracy archiwalnej i badawczej. Kluczowe pytanie, na które archiwista zwykle odpowiada podczas kwerendy lub weryfikacji dokumentu, brzmi: "czyja to pieczęć?". Dlatego logicznym i funkcjonalnym kryterium porządkowania jest właściciel pieczęci (osoba, urząd, instytucja), czyli nazwa lub imię i nazwisko podmiotu.
Odpowiedź "nazw i imion własnych właścicieli" jest poprawna, ponieważ pieczęć jest atrybutem prawnym i identyfikacyjnym konkretnego podmiotu. Systematyzacja według właścicieli wspiera:
- ustalanie pochodzenia dokumentów opieczętowanych,
- porównywanie odcisków przy ocenie autentyczności,
- spójne łączenie informacji o pieczęciach z twórcą/posiadaczem (podejście proweniencyjne).
Pozostałe propozycje są typowymi cechami opisu, ale nie muszą stanowić osi porządku całego inwentarza:
- "daty wykonania odcisku" – data bywa trudna do ustalenia lub ma mniejsze znaczenie wyszukiwawcze niż właściciel; różne odciski tego samego właściciela mogą pochodzić z różnych okresów.
- "haseł widocznych na wizerunkach" – hasła/legendy są zmienne i mogą występować w różnych wariantach; porządkowanie po treści inskrypcji utrudnia szybkie grupowanie pieczęci jednego podmiotu.
- "wielkości inwentaryzowanego odcisku" – rozmiar jest parametrem technicznym, przydatnym w opisie, lecz słabym kryterium wyszukiwawczym; wiele pieczęci różnych właścicieli ma podobne wymiary.
W praktyce egzaminacyjnej warto zapamiętać rozróżnienie: kryterium systematyzacji inwentarza (jak porządkujemy listę) to zwykle właściciel, a elementy opisu jednostki (co zapisujemy o obiekcie) mogą obejmować m.in. datowanie, treść legendy czy wymiary.
