W archiwistyce różne typy inwentarzy opisują zasób z odmiennych perspektyw. Pytanie dotyczy takiego inwentarza zespołu (zbioru), który ma charakter maksymalnie kompletny informacyjnie: uwzględnia nie tylko to, co fizycznie się zachowało, lecz także to, co wiadomo, że istniało, ale zostało utracone (zaginęło lub uległo zniszczeniu). Tę funkcję spełnia inwentarz idealny.
Dlaczego właśnie "idealny"? W tym ujęciu "idealny" nie oznacza "najlepszy" w sensie oceny, tylko "pełny w założeniu" – dąży do odtworzenia całości zespołu/zbioru w opisie, nawet jeśli część jednostek nie jest już dostępna. Dzięki temu użytkownik oraz archiwista otrzymują informację nie tylko o aktualnie przechowywanym materiale, ale też o lukach i stratach, co ma znaczenie dla kwerend, badań proweniencyjnych i oceny historii zespołu.
Odpowiedź "realny" jest nieprawidłowa, ponieważ kieruje uwagę na stan faktycznie istniejący i dostępny w danym miejscu, a pytanie wyraźnie wymaga ujęcia również materiałów utraconych oraz tych przechowywanych gdzie indziej. Odpowiedź "historyczny" może brzmieć wiarygodnie (bo pojawiają się straty w czasie), jednak samo określenie nie wskazuje na zasadę kompletności obejmującą także brakujące jednostki jako element ewidencji. Odpowiedź "rozstawniczy" dotyczy raczej porządku/rozstawienia w magazynie (aspekt lokalizacji i układu), a nie kompletności informacyjnej o zespole/zbiorze.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w treści pojawia się warunek "bez względu na miejsce przechowywania" oraz wzmianka o "zaginięciu lub zniszczeniu", rozpoznaj, że pytanie dotyczy pełnego opisu idealnego stanu zasobu, a nie tylko rejestru tego, co leży w magazynie.
