Kolejność dokumentów powinna wynikać z logiki procesu handlowego: od pozyskania zainteresowania, przez uzgadnianie warunków, aż do formalnego złożenia i przyjęcia zamówienia.
"List reklamowy" jest etapem inicjującym kontakt – ma charakter marketingowy i ma zachęcić potencjalnego klienta do podjęcia rozmów. Następnie pojawia się "Zapytanie ofertowe", które wysyła klient, gdy jest już zainteresowany zakupem i chce doprecyzować swoje potrzeby oraz warunki (np. ilość, termin, wymagania).
Odpowiedzią sprzedawcy na zapytanie jest "Oferta handlowa", czyli przedstawienie konkretnych warunków transakcji. Kiedy klient akceptuje warunki oferty, składa "Zamówienie" – jest to formalna deklaracja zakupu według ustaleń. Na końcu sprzedawca wystawia "Potwierdzenie zamówienia", czyli informację, że zamówienie zostało przyjęte i będzie realizowane.
Dlatego sekwencja jest: list reklamowy → zapytanie ofertowe → oferta handlowa → zamówienie → potwierdzenie zamówienia.
- Błędna kolejność zaczynająca się od "Zamówienie" pomija etap pozyskania klienta i uzgadniania warunków.
- Układ, w którym "Potwierdzenie zamówienia" pojawia się przed "Zamówienie", odwraca role stron: to klient zamawia, a sprzedawca potwierdza.
- Zamiana miejsc "Zapytanie ofertowe" i "Oferta handlowa" ignoruje fakt, że oferta jest odpowiedzią na zapytanie.
Z perspektywy magazynu kluczowe jest, że potwierdzenie zamówienia stanowi podstawę do rozpoczęcia przygotowania towaru do wydania lub wysyłki, bo oznacza przyjęcie zamówienia do realizacji.
