Zasada pisemności w postępowaniu administracyjnym polega na tym, że podstawową (standardową) formą załatwiania spraw przez organ jest forma pisemna albo forma dokumentu elektronicznego. Ma to znaczenie dowodowe i organizacyjne: pozwala odtworzyć przebieg sprawy, ustalić treść rozstrzygnięć i zachować przejrzystość działań organu.
Jednocześnie zasada ta nie jest bezwzględna. Forma ustna może być zastosowana jako wyjątek, ale tylko przy spełnieniu dwóch warunków jednocześnie:
- musi za tym przemawiać interes strony,
- nie może istnieć przepis prawa, który zakazuje takiego sposobu załatwienia sprawy.
Dlatego poprawna jest odpowiedź wskazująca pisemność lub dokument elektroniczny jako regułę oraz dopuszczalność formy ustnej wyłącznie w sytuacji uzasadnionej interesem strony i brakiem przeszkód prawnych.
Odpowiedź mówiąca o załatwianiu spraw wyłącznie pisemnie lub elektronicznie jest błędna, bo eliminuje dopuszczalny wyjątek w postaci formy ustnej. Odpowiedź uzależniająca formę ustną od przyspieszenia postępowania także jest nieprawidłowa: szybkość może być praktyczną korzyścią, ale nie stanowi wskazanej przesłanki tej zasady. Odpowiedź ograniczona do wyłącznie formy pisemnej jest tym bardziej błędna, bo pomija także możliwość posłużenia się dokumentem elektronicznym.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w odpowiedziach pojawiają się słowa "wyłącznie", zachowaj ostrożność. W prawie administracyjnym wiele zasad ma wyjątki oparte na warunkach typu "jeżeli… i jeżeli…".
