Inwentaryzacja kasy (gotówki) polega na fizycznym przeliczeniu środków pieniężnych, czyli na spisie z natury. W rachunkowości kluczowe jest to, że stan aktywów i pasywów wykazywany w sprawozdaniu finansowym dotyczy dnia bilansowego – najczęściej jest to ostatni dzień roku obrotowego.
Jeżeli jednostka zakończyła rok obrotowy 31.12.2010 r., to właśnie na ten dzień trzeba potwierdzić, ile gotówki faktycznie znajduje się w kasie. Tylko wtedy można porównać wynik spisu z zapisami w księgach rachunkowych i prawidłowo ustalić ewentualne różnice (niedobory lub nadwyżki).
Dlaczego pozostałe propozycje terminu są nieprawidłowe? Ponieważ wskazują daty po dniu bilansowym. Nawet jeśli czynność liczenia gotówki bywa organizacyjnie wykonywana bardzo blisko końca roku, to pytanie dotyczy tego, na jaki dzień ma być przeprowadzona inwentaryzacja (ustalenie stanu). Daty w styczniu lub marcu oznaczają ustalenie stanu na inny moment niż dzień bilansowy, co nie spełnia celu inwentaryzacji rocznej kasy.
- "najpóźniej na dzień 15.01.2011 r." – przesuwa ustalenie stanu na kolejny rok.
- "najpóźniej na ostatni dzień marca 2011 r." – jest jeszcze dalej od dnia bilansowego, zwiększa ryzyko niezgodności.
- "na dzień 15.03.2011 r." – również nie odpowiada dniowi zakończenia roku obrotowego.
Na egzaminie warto zapamiętać praktyczną regułę: kasa = spis z natury na dzień bilansowy. Późniejsze terminy mogą dotyczyć innych procedur lub innych składników majątku, ale dla gotówki w kasie punktem odniesienia jest koniec roku obrotowego.
