W jednostce organizacyjnej kluczowe jest rozróżnienie między statusem w CIT a obowiązkami wynikającymi z prowadzenia ksiąg i rozliczeń innych podatków. To, że jednostka nie jest podatnikiem CIT, nie oznacza automatycznie braku obowiązków podatkowych (może być np. podatnikiem VAT lub płatnikiem PIT). Jeżeli jednak prowadzi księgi podatkowe, musi przechowywać księgi i dokumenty powiązane z ich prowadzeniem tylko do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Zasada jest następująca: zobowiązanie podatkowe przedawnia się po 5 latach, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że dokumenty "sprzed 6 lat" często dotyczą okresu, dla którego podstawowy termin przedawnienia już minął, a wtedy obowiązek ich przechowywania (a więc i przedstawienia na wezwanie) co do zasady wygasa. Dlatego poprawne jest stwierdzenie: "Nie, jeśli upłynął 5-letni okres przedawnienia".
Odpowiedź "Tak, zawsze" jest nieprawidłowa, bo wprowadza bezterminowy obowiązek, którego co do zasady nie ma. Odpowiedź "Tak, tylko podczas kontroli" także jest błędna: wezwanie do okazania dokumentów może pojawić się w różnych trybach, a o istnieniu obowiązku nie decyduje sam fakt kontroli, lecz to, czy zobowiązanie jest jeszcze nieprzedawnione. Odpowiedź "Tak, jeśli nie zostały zniszczone" myli skutek: zniszczenie dokumentów nie tworzy ani nie znosi obowiązku; najpierw trzeba ustalić, czy obowiązek przechowywania jeszcze trwa.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy pojawia się liczba lat, nie oceniaj jej "na oko". Najpierw ustal, jak prawo każe liczyć termin (tu: od końca roku), a następnie pamiętaj, że w pewnych sytuacjach bieg przedawnienia może ulec zawieszeniu lub przerwaniu. Wtedy obowiązek może trwać dłużej, ale podstawowa reguła opiera się na przedawnieniu.
