Jeżeli WMS pokazuje, że produkt jest "na stanie", a w praktyce podczas kompletacji lub kontroli nie da się go znaleźć, najczęstszą przyczyną jest rozbieżność między stanem ewidencyjnym a stanem fizycznym. W takiej sytuacji działaniem, które bezpośrednio prowadzi do rozwiązania problemu, jest inwentaryzacja fizyczna (pełna lub cząstkowa, zależnie od skali problemu). Pozwala ona policzyć towar, przypisać go do właściwych lokalizacji i skorygować dane w systemie.
Dlaczego to działa? Bo źródłem błędu bywa m.in.:
- niezeskanowane przyjęcie albo wydanie (ruch w realu, brak ruchu w systemie),
- błędne przesunięcie międzylokalizacyjne (towar jest, ale w innym miejscu niż w WMS),
- pomyłka w jednostkach logistycznych (np. inna ilość w opakowaniu zbiorczym),
- braki/ubytki, uszkodzenia lub pomyłki kompletacyjne.
Odpowiedź "Zwiększ ilość zamawianych produktów" może chwilowo zmniejszyć ryzyko braku, ale maskuje problem i nie poprawia jakości danych – WMS nadal będzie pokazywał stany, którym nie można ufać. "Zmniejsz ilość zamawianych produktów" tym bardziej nie rozwiązuje rozbieżności, a może pogłębić niedostępność. "Zmień dostawcę" jest działaniem adresującym jakość lub terminowość dostaw, a nie sytuację, w której system błędnie wskazuje zapas w magazynie. W praktyce po inwentaryzacji warto dodatkowo przeanalizować procesy (skanowanie, potwierdzanie ruchów, uprawnienia), aby ograniczyć powstawanie rozbieżności w przyszłości.
