W piśmie biurowym informacja o załącznikach (np. zapis "Załączniki:" lub "Zał." z wyszczególnieniem dokumentów) jest elementem końcowym, który ma pomóc odbiorcy szybko sprawdzić kompletność przesyłki. W praktyce umieszcza się ją w części związanej z zakończeniem pisma, a nie w środku treści.
Gdy dokument podpisują dwie osoby, podpisy zwykle są ustawione w dwóch kolumnach. W takiej sytuacji informację o załącznikach lokuje się pod podpisem złożonym po lewej stronie. Taki układ utrzymuje spójność kompozycji: blok podpisów pozostaje czytelny, a element "Załączniki" nie konkuruje wizualnie z podpisem po prawej i nie sprawia wrażenia, że dotyczy tylko jednego z podpisujących.
Dlaczego pozostałe propozycje są błędne w typowym układzie pisma:
- Umieszczenie zapisu pod tekstem pisma (po lewej lub po prawej) zrywa logiczne powiązanie informacji o załącznikach z zakończeniem dokumentu i obszarem podpisu, gdzie zwyczajowo gromadzi się elementy końcowe.
- Umieszczenie zapisu pod podpisem złożonym po prawej stronie może sugerować, że załączniki odnoszą się wyłącznie do osoby podpisującej po prawej, co osłabia jednoznaczność przekazu.
Wskazówka egzaminacyjna: szukaj zasady "elementy końcowe przy podpisach". Jeśli podpisy są dwa, informacja dodatkowa (załączniki) powinna być ustawiona tak, aby nie wyglądała na przypisaną tylko do jednego podpisu.
