W pismach przygotowywanych w jednostkach organizacyjnych ważna jest nie tylko treść, ale też układ graficzny dokumentu. Podpisy pod pismem powinny być rozmieszczone w sposób czytelny i zgodny z przyjętym standardem kancelaryjnym, aby odbiorca od razu widział, kto jest osobą podpisującą "główną" oraz kto współpodpisuje dokument.
W typowym układzie podpis dyrektora (kierownika jednostki) umieszcza się z prawej strony pod treścią pisma. Prawa strona jest w praktyce traktowana jako miejsce bardziej eksponowane (naturalny kierunek czytania i "dominująca" kolumna). Podpis głównego księgowego jako osoby współpodpisującej (np. potwierdzającej aspekt finansowy lub formalny) umieszcza się z lewej strony.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Oba podpisy po prawej stronie – powoduje to zlanie ról i gorszą czytelność. Dodatkowo nie wykorzystuje się standardowego układu "dwóch kolumn" pod tekstem.
- Oba podpisy po lewej stronie – analogicznie: układ jest mniej typowy i gorzej odzwierciedla hierarchię oraz przyjęte zasady ekspozycji podpisu osoby kierującej.
- Dyrektor po lewej, księgowy po prawej – odwraca standard, przez co osoba współpodpisująca znalazłaby się w miejscu bardziej eksponowanym, co może być odebrane jako błąd formalny.
W praktyce biurowej najłatwiej wykonać taki układ w edytorze tekstu, stosując dwie kolumny lub niewidoczną tabelę 1x2, a następnie wpisując stanowiska i pozostawiając miejsce na podpisy. Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: kierownik jednostki po prawej, współpodpis po lewej.
