Podczas przyjęcia gościa (check-in) recepcjonista identyfikuje gościa na podstawie okazanego dokumentu tożsamości i wpisuje wybrane dane do dokumentu dotyczącego tego jednego pobytu. W praktyce hotelowej jest to karta rejestracyjna (czasem nazywana kartą gościa). Zawiera ona m.in. imię i nazwisko, dane kontaktowe/adresowe, datę przyjazdu i wyjazdu, numer pokoju oraz dane identyfikacyjne dokumentu, takie jak seria i numer.
Odpowiedź "kartę rejestracyjną" jest poprawna, ponieważ opis czynności ("wpisał w dokumencie serię i numer dowodu osobistego") odnosi się do uzupełnienia formularza dla pojedynczego gościa. To właśnie na takim formularzu zbiera się dane potrzebne do realizacji usługi noclegowej i prowadzenia dokumentacji pobytu, z zachowaniem zasady ograniczenia zakresu danych do niezbędnych.
Pozostałe odpowiedzi nie pasują do opisanej sytuacji:
- "kwit bagażowy" służy do ewidencji/przechowania bagażu (np. w przechowalni) i nie jest dokumentem do zapisu danych z dowodu osobistego.
- "druk wiadomości" dotyczy przekazywania informacji (np. notatek, wiadomości dla gościa), a nie rejestracji danych osobowych przy zameldowaniu.
- "kartę meldunkową" to określenie historycznie kojarzone z obowiązkiem meldunkowym; w aktualnej praktyce hotelowej stosuje się terminologię rejestracyjną. Dodatkowo pytanie dotyczy dokumentu używanego obecnie w hotelu przy rejestracji pobytu.
Warto zapamiętać prostą zasadę: karta dotyczy jednego gościa i jednego pobytu, a księga/rejestr to zbiór wielu kart (często w systemie PMS). Dzięki temu łatwo uniknąć pomylenia dokumentu indywidualnego z ewidencją zbiorczą.
