Opis sytuacji wskazuje, że pracownik ma przygotować pismo zawierające prośbę do jednostki zewnętrznej o przesłanie informacji o produkowanych towarach i ich cenach. Taki cel korespondencji oznacza, że firma nie składa jeszcze deklaracji zakupu ani nie przedstawia własnej propozycji handlowej, lecz zbiera dane potrzebne do podjęcia decyzji.
Dlatego poprawne jest "zapytanie ofertowe": to pismo inicjujące kontakt handlowy, służące uzyskaniu informacji o asortymencie, cenach i często także o warunkach dostawy czy terminach. W praktyce biurowej zapytanie ofertowe jest narzędziem porównania propozycji różnych dostawców, zanim powstanie zamówienie.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi nie pasują do opisu?
- "Zamówienie" to dokument składany wtedy, gdy nabywca zamierza kupić określone towary/usługi na ustalonych warunkach. W zadaniu jest mowa jedynie o prośbie o informacje, a nie o zleceniu realizacji.
- "Specyfikacja" to zestawienie/Opis wymagań, parametrów, cech lub elementów (np. specyfikacja towaru, specyfikacja dostawy). Sama w sobie nie jest typowym pismem proszącym kontrahenta o przesłanie cennika i informacji handlowych.
- "Oferta" jest propozycją przedstawianą przez sprzedawcę lub wykonawcę (zawiera zwykle cenę i warunki). W tym zadaniu pracownik ma dopiero poprosić o dane, czyli oczekuje, że to druga strona przygotuje ofertę w odpowiedzi na zapytanie.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli w treści pojawiają się sformułowania typu "prośba o informacje", "prośba o cennik", "prośba o warunki", najczęściej chodzi o zapytanie ofertowe. Jeśli pojawia się "proszę o realizację / dostawę" – to zwykle zamówienie.
