Kwalifikacje w Zawodzie - Testy zawodowe online | Egzaminy Zawodowe

KWALIFIKACJA EKA2 - WRZESIEŃ 2015



PYTANIE NR 15.
Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego na podstawie
A.
B.
C.
D.
Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Komórki organizacyjne przekazują dokumentację do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, bo to dokument ewidencjonujący przekazywane jednostki (np. teczki) i stanowi potwierdzenie przyjęcia. Rejestr korespondencji i spis spraw służą obsłudze bieżącej w kancelarii, a wykaz teczek porządkuje hasła/klasy, nie zastępuje protokołu przekazania.

Pełne wyjaśnienie:

Przekazanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego wymaga dokumentu, który jednoznacznie identyfikuje przekazywane jednostki i stanowi podstawę do ich przyjęcia oraz rozliczenia odpowiedzialności. Tę funkcję spełnia spis zdawczo-odbiorczy: zawiera zestawienie przekazywanych teczek/jednostek, umożliwia sprawdzenie kompletności i jest dowodem formalnego przekazania.

Pozostałe propozycje są mylące, bo dotyczą innych etapów pracy z dokumentacją:

  • Rejestr korespondencji służy ewidencji wpływającej i wychodzącej korespondencji w kancelarii. Rejestruje pisma, a nie stanowi dokumentu przekazania zasobu do archiwum.
  • Wykaz teczek rzeczowych (związany z klasyfikacją) porządkuje strukturę teczek i symbole klasyfikacyjne. Pomaga w prowadzeniu akt, ale nie jest dokumentem "zdania i odbioru" między komórką a archiwum.
  • Spis spraw to narzędzie rejestrujące sprawy prowadzone w danej klasie (ciąg spraw). Odnosi się do toku załatwiania spraw, a nie do czynności przekazania jednostek archiwalnych do archiwum zakładowego.

Na egzaminie warto zapamiętać zasadę: kancelaria rejestruje korespondencję i sprawy, a archiwum przyjmuje akta na podstawie dokumentu przekazania. Gdy w pytaniu pojawiają się słowa "przekazują do archiwum" lub "przyjęcie do archiwum zakładowego", najczęściej chodzi o spis zdawczo-odbiorczy.

Dodatkowe pytania

Dodatkowe pytania (FAQ):
Co to jest spis zdawczo-odbiorczy w archiwum zakładowym?
Spis zdawczo-odbiorczy to zestawienie jednostek (np. teczek) przekazywanych z komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Umożliwia identyfikację przekazanych akt, kontrolę kompletności oraz stanowi potwierdzenie formalnego przekazania i przyjęcia dokumentacji.
Dlaczego do przekazania akt do archiwum nie wystarcza spis spraw?
Spis spraw służy ewidencji spraw prowadzonych w danej klasie, czyli pracy bieżącej w kancelarii. Nie opisuje jednak wprost przekazywanych teczek jako jednostek archiwalnych ani nie pełni funkcji dokumentu "zdania i odbioru" między komórką organizacyjną a archiwum zakładowym.
Czy rejestr korespondencji jest dokumentem przekazania do archiwum zakładowego?
Nie. Rejestr korespondencji dotyczy wpływów i wysyłek pism w obiegu kancelaryjnym. Może pomagać w kontroli obiegu korespondencji, ale nie zastępuje spisu zdawczo-odbiorczego, który jest przeznaczony do ewidencji przekazywanych jednostek archiwalnych.
Jakie dane zwykle obejmuje spis zdawczo-odbiorczy?
W praktyce spis obejmuje informacje pozwalające rozpoznać jednostkę: oznaczenie teczki/jednostki, tytuł, daty skrajne oraz liczbę przekazywanych jednostek. Cel jest jeden: aby archiwum mogło sprawdzić zgodność przekazania i jednoznacznie ująć akta w ewidencji przyjęć.
Kiedy komórka organizacyjna przygotowuje spis zdawczo-odbiorczy?
Spis przygotowuje się na etapie przekazywania akt do archiwum zakładowego, gdy dokumentacja została już uporządkowana w teczkach i jest gotowa do zdania. Jest to moment przejścia z obiegu bieżącego do przechowywania archiwalnego, więc wymagane jest formalne potwierdzenie przekazania.
Jak odróżnić wykaz teczek rzeczowych od spisu zdawczo-odbiorczego?
Wykaz teczek rzeczowych porządkuje strukturę teczek według klasyfikacji (pomaga zakładać i prowadzić teczki). Spis zdawczo-odbiorczy jest natomiast dokumentem przekazania: wskazuje konkretne teczki/jednostki, które są fizycznie i formalnie przekazywane do archiwum zakładowego.
Jakie błędy najczęściej robią uczniowie w pytaniach o przekazanie akt?
Najczęściej mylą narzędzia kancelaryjne z archiwalnymi: wybierają "rejestr korespondencji" albo "spis spraw", bo kojarzą się z ewidencją. Kluczem jest rozpoznanie słowa "przekazują do archiwum" — wtedy szuka się dokumentu zdawczo-odbiorczego, a nie rejestru pracy bieżącej.
Czy spis zdawczo-odbiorczy służy też do kontroli kompletności teczek?
Tak, pośrednio. Ponieważ spis wymienia przekazywane jednostki, archiwum może porównać stan faktyczny z wykazem i sprawdzić, czy przekazano wszystko, co zadeklarowano. To ułatwia wychwycenie braków, pomyłek w liczbie teczek albo niezgodności w opisach.
Jak przygotować się do egzaminu z narzędzi ewidencyjnych w archiwum zakładowym?
Warto uczyć się "parami": korespondencja–rejestr, sprawy–spis spraw, teczki–wykaz teczek, przekazanie do archiwum–spis zdawczo-odbiorczy. Pomaga też ćwiczenie na przykładach: dla każdej nazwy dopisz cel dokumentu i etap procesu (kancelaria vs archiwum).
Jakie inne dokumenty mogą towarzyszyć przekazywaniu dokumentacji do archiwum?
W zależności od organizacji pracy mogą pojawiać się dodatkowe zestawienia lub potwierdzenia, ale na egzaminie kluczowe jest rozróżnienie funkcji: dokument przekazania to spis zdawczo-odbiorczy. Inne rejestry zwykle wspierają obieg bieżący, a nie zastępują formalnego zdania akt.
info

Statystycznie 58% uczniów zna prawidłową odpowiedź. średnie

Specjaliści zwracają uwagę: "Rejestr korespondencji i spis spraw służą obsłudze bieżącej w kancelarii, a wykaz teczek porządkuje hasła/klasy, nie zastępuje protokołu przekazania."

Materiały:

  • Materiały dydaktyczne z archiwistyki zakładowej dotyczące ewidencji i przekazywania dokumentacji
  • Instrukcje kancelaryjne i archiwalne stosowane w jednostkach organizacyjnych (do ćwiczeń rozróżniania narzędzi ewidencyjnych)
  • Zestawy przykładowych formularzy: spis zdawczo-odbiorczy, spis spraw, rejestry kancelaryjne (do porównań funkcji)
Zobacz też:

Aktualizacja pytania: 31.03.2026



Aktualizacja pytania: 31.03.2026
📡 Brak połączenia internetowego