Kosztorys zamienny sporządza się wtedy, gdy w trakcie realizacji inwestycji pojawia się potrzeba zastąpienia części robót innymi robotami (np. inną technologią, materiałem lub rozwiązaniem), przy zachowaniu założonego efektu użytkowego. Taka zmiana wymaga nie tylko wyceny, ale przede wszystkim uzasadnienia i formalnego potwierdzenia, że wykonanie robót zamiennych jest konieczne.
W praktyce podstawą do opracowania kosztorysu zamiennego jest dokument, który opisuje przyczynę, zakres oraz okoliczności zmiany i stanowi punkt odniesienia do dalszych ustaleń (w tym rozliczeniowych). Tę rolę spełnia protokół konieczności wykonania robót zamiennych – wskazuje, co ma zostać zmienione i dlaczego, a następnie umożliwia wycenę tych zmian w kosztorysie.
Pozostałe propozycje są mylące z typowych powodów:
- "dokumentacji projektowej budowy" – dokumentacja projektowa jest bazą dla robót przewidzianych pierwotnie, natomiast kosztorys zamienny dotyczy zmian wprowadzanych w toku robót, które muszą być formalnie zainicjowane i opisane.
- "protokołu typowania robót i inwentaryzacji" – taka nazwa nie jest typową, jednoznaczną podstawą dla robót zamiennych; inwentaryzacja kojarzy się raczej z ustaleniem stanu istniejącego lub ilości, a nie z formalnym uzasadnieniem zmiany zakresu.
- "harmonogramu ogólnego budowy" – harmonogram służy planowaniu czasu i kolejności prac. Nie stanowi dokumentu, na podstawie którego wycenia się zmianę zakresu robót w sensie kosztorysowym.
Wskazówka egzaminacyjna: gdy w pytaniu pojawiają się roboty zamienne, szukaj odpowiedzi związanej z udokumentowaniem konieczności zmiany (protokół), a nie dokumentów planistycznych (harmonogram) czy ogólnych (projekt).
