Komisja oceny dokumentacji niearchiwalnej ma zapewnić, że decyzja o wybrakowaniu akt (czyli ich przeznaczeniu do zniszczenia) jest podjęta rzetelnie: z uwzględnieniem zasad archiwalnych, odpowiedzialności organizacyjnej oraz merytorycznej wiedzy o zawartości dokumentów.
Dlaczego poprawna jest wskazana odpowiedź?
Najpełniejszy skład obejmuje trzy perspektywy:
- Bezpośredni zwierzchnik archiwum zakładowego – reprezentuje nadzór i odpowiedzialność organizacyjną oraz dba o zgodność działań z przyjętymi procedurami.
- Pracownik archiwum (zakładowego) – wnosi kompetencje archiwalne: zna zasady kwalifikowania dokumentacji, porządkowania, ewidencji i wymagania formalne procesu brakowania.
- Przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu – zapewnia wiedzę merytoryczną o sprawach prowadzonych w danej komórce, pomaga ocenić, czy akta rzeczywiście utraciły wartość użytkową.
Dlaczego pozostałe odpowiedzi są nieprawidłowe?
- Wariant z bezpośrednim zwierzchnikiem archiwum i przedstawicielem archiwum państwowego pomija udział komórki merytorycznej oraz pracownika archiwum; jest to skład zbyt wąski i nie zapewnia oceny treści akt przez jednostkę, która je wytworzyła.
- Wariant z pracownikiem archiwum i przedstawicielem komórki jest również niepełny, bo nie obejmuje elementu nadzoru/odpowiedzialności organizacyjnej (zwierzchnika), co w praktyce często jest wymagane dla poprawnego umocowania komisji.
- Wariant z przedstawicielem archiwum państwowego i kierownikiem archiwum zakładowego jest problematyczny: sugeruje udział zewnętrzny oraz nie uwzględnia komórki merytorycznej. Na egzaminie takie wskazanie zwykle oznacza pomylenie komisji wewnętrznej z procedurami nadzoru lub uzgadniania.
Wskazówka egzaminacyjna: jeśli pytanie dotyczy komisji oceny akt do brakowania, szukaj odpowiedzi, która łączy: (1) nadzór organizacyjny, (2) kompetencje archiwalne, (3) wiedzę merytoryczną komórki wytwarzającej dokumentację. Brak któregoś z tych elementów najczęściej oznacza odpowiedź niepełną.
